Hogyan használhatunk elektronikusan aláírt okiratokat?

Több módon is támaszkodhatunk elektronikusan aláírt okiratokra. Egyik megoldás, ha a hagyományos, papír alapú dokumentumhoz hasonló iratokat - azok nyomtatási képét vagy beszkennelt változatát - írjuk alá. Másik lehetőség, ha kifejezetten elektronikus, géppel is értelmezhető, automatizáltan is feldolgozható okiratokat hozunk létre - mutat rá a Microsec Kft. szakértője.

Elektronikus papírról akkor beszélünk, ha az iratok nyomtatási képével vagy beszkennelt változatával dolgozunk, és ezeket írjuk alá. Ilyen formátum például a PDF. Az okiratok pontosan úgy használjuk, mintha papíron lennének, csak nem nyomtatjuk ki őket. Ennek következtében a papír alapú folyamatok (lényegében) egy az egyben leképezhetőek elektronikus folyamattá.

A Microsec Kft. szakértője, dr. Berta István Zsolt szerint ez a megoldás könnyebben megvalósítható, könnyebben bevezethető, mert a meglévő folyamatokon, legfeljebb minimális mértékben kell változtatni, és a felhasználóknak sem kell gyökeresen új folyamatot megtanulniuk. A felhasználók ekkor továbbra is "kézzel" dolgozzák fel az iratokat.

Ha később változik a folyamat, az új iratok formátuma könnyen kialakítható, és - mivel emberi felhasználó fogadja be az iratot - formátum-változás a befogadó oldalon sem igényel jelentős módosítást.

Az elektronikus papír okiratokat csak ember tudja olvasni (bár egy nyomtatási kép iratban már lehet géppel keresni), de az ember könnyen elolvassa, és más rendszerben is, akár új, ismeretlen rendszerben is könnyen befogadja az iratot, mert az elektronikus papír befogadásához nincs szükség speciális szoftverre. Ebből kifolyólag a régen készült, régi formátumú okiratok olvasása, értelmezés is egyszerű feladat.

Intelligens nyomtatvány

Intelligens nyomtatványról beszélünk, ha géppel is értelmezhető okiratot írunk alá. Az intelligens nyomtatványt vagy eleve automata készíti, vagy emberi felhasználó tölti ki egy nyomtatványkitöltő program segítségével. Az intelligens nyomtatványt gép is be tudja fogadni, ember pedig egy megjelenítő programmal tudja értelmezni.

Az automatizálható feldolgozás miatt intelligens nyomtatványok alapján nagyon hatékonyan lehet dolgozni, de használatuk jelentős előkészítést igényel - fejtette ki Berta István Zsolt, aki az Európai Távközlési Szabványosítási Intézet (ETSI) elektronikus aláírással és biztonságos elektronikus kézbesítéssel foglalkozó munkacsoportjában is részt vesz.

Az intelligens nyomtatványok kialakításához a működési folyamatok alapos ismerete, feltérképezése szükséges, specifikálni kell a nyomtatványok formátumát, és ki kell fejleszteni a nyomtatványokat készítő és feldolgozó automatákat, valamint felhasználói programokat. Az intelligens nyomtatványokat nehezebb illeszteni a külső, papír alapú folyamatokhoz, mert a beszkennelt formanyomtatványokat nehéz géppel feldolgozni.

Ha valami miatt változtatni kell a működési folyamtokon, az szoftverfejlesztést igényel mind a kibocsátó, mind a befogadó oldalon, és a fejlesztésnek egyszerre kell elkészülnie. A régen készült intelligens nyomtatványok olvasása hosszú távon problémás lehet, mert szükséges hozzá a régi formátum specifikációja, és a régi formátum megjelenítéséhez szükséges szoftverkörnyezet is.

Hibrid megoldások

A korábban leírt megoldások kombinálhatóak egymással. Intelligens nyomtatványokkal például nagyon hatékonyan lehet dolgozni, azaz egységnyi idő alatt sokkal több nyomtatványt lehet feldolgozni, mint kézzel. Ugyanakkor, kiépítésük igen bonyolult és költséges lehet, sokszor nem ismeri egy szervezet kellőképpen saját folyamatait, és a szükséges szoftverfejlesztések sokszor nem készülnek el (időre). Az elektronikus papír kevésbé hatékony, de nagyon könnyen bevezethető, és rugalmasan változtatható megoldás.

Egy lehetséges kombinációt jelent például az elektronikus papír alapú elektronikusan aláírt okiratok bevezetése, majd az elektronikus papír nyomtatványok fokozatos kiváltása intelligens nyomtatványokkal. Nem kell megcélozni azonnal az összes nyomtatvány kiváltását, elég, ha a gyakran használt elektronikus papír okiratokat kezdjük el lecserélni intelligens nyomtatvány okiratokra. Egyes pontokon esetleg egyáltalán nincsen értelme kiváltani az elektronikus papírt.

Azt sem kell megcélozni, hogy a küldő és a befogadó oldalon egyszerre álljon elő az automatizált feldolgozást végző szoftverkörnyezet. Lehet, hogy a küldő programmal tölti ki az intelligens nyomtatványt, a befogadó pedig egy XML stíluslap segítségével jeleníti meg, elektronikus papír okiratként. Az is lehet, hogy a küldő egy általános PDF kezelő programmal tölt ki egy PDF formot, amit a befogadó automatizáltan dolgoz fel.

Az elektronikus cégeljárás is elektronikus papír alapokon, beszkennelt és elektronikusan aláírt okiratok alapján indult el, és a rendszer beindulása óta fokozatosan mozdul el az intelligens nyomtatványok irányába.

A zárt rendszer és a hiteles okiratokra épülő rendszer közötti határvonal sem mindig annyira éles. Az elektronikusan aláírt okiratokra épülő rendszer is szerencsés, ha zárt, és fizikailag biztonságos. Másrészt célszerű, ha a zárt rendszer bizonyos esetekben elektronikus aláírással ellátott elektronikus okiratot állít ki, vagy azt követel meg.

Ami elvárható

Általában kimondható, hogy egy valóban megbízható rendszertől ma már elvárható, hogy a "lényeges" kimenő dokumentumokat aláírja, a "lényeges" utasításokat hitelesen, aláírtan fogadja el, a befogadott dokumentumokra aláírt tértivevényt adjon válaszul, elszámoltatható legyen, azaz meg lehessen állapítani, hogy az utasításokat maradéktalanul végrehajtotta-e - összegezte a Microsec Kft. szakértője.