Tippek az e-mail-áradat legyőzéséhez

Elege van belőle, hogy nap mint nap százával öntik el az e-mailek postafiókját? Órákat pepecsel az üzenetek böngészésével, mégsem tud velük megbirkózni? Összegyűjtöttünk pár trükköt, amelyek segíthetnek a megoldani a problémát.

Ismerős?

Az internetezők háromnegyede valamilyen szinten e-mail-függő, minden ötödik pedig megszállott elektronikus levelezőnek számít - számolt be róla egy általunk is ismertetett felmérés. Ebben semmi meglepő nincs, hiszen az e-mail mára alapvető kommunikációs eszközzé vált, a számokból viszont az is kiderül, hogy a felhasználók 6 százaléka már egyenesen retteg postafiókja megnyitásától, olyan sok üzenet árasztja el őket.

Szerencsére a probléma ilyen súlyos formában tehát egyelőre csak a netezők kis hányadát érinti, de annak is érdemes belegondolni, mennyi időt tölt az e-mailek feldolgozásával, olvasásával és megválaszolásával, aki még teljes lelki nyugalommal lép be elektronikus postafiókjába - hiszen az idő pénz. Ezért úgy gondoltuk, összegyűjtünk pár tippet, amelyekre Pollner (Pécsi Ferenc), a HVG Médiablogjának szerzője hívta fel figyelmünket egyik bejegyzésében. A levelek nagy precizitást és következetességet igénylő szortírozásának módszereire itt nem térünk ki külön - tanácsaink inkább arról szólnak, hogyan írjunk és olvassunk e-mailt hatékonyabban. A levélszemét problémáira és veszélyeire szintén nem térünk ki külön, hiszen ezt a Vírus Híradó már megtette helyettünk.

A pontos tárgy fél siker

Az e-mailek böngészése során legtöbben a levél tárgya alapján döntik el, megnyitják-e egyáltalán az üzenetet. Mindenképpen kerülendő a tárgy nélküli levél, vagy az általános, semmitmondó tárgy használata (például: "Helló"; "Ezt olvasd el!"), hiszen emiatt a címzett akár spamnek is hiheti az üzenetet. A jó tárgy rövid, tömör és figyelemfelkeltő, de nem csak utal a levél témájára, hanem össze is foglalja azt - állítja Stever Robbins, a Harvard Business School munkatársa a hatékony e-mailezésről írt cikkében. Példa: "vacsora időpont" helyett célszerű a "vacsorázzunk együtt 15-én" témamegjelölés.

A levél tárgyában célszerű - és a netikett szerint illik is - jelezni, ha hosszú üzenetet írtunk, hogy a címzett tudja: több időt kell szánnia az olvasásra és a válaszra. Pollner a magyar netezőknek azt is tanácsolja, hogy a tárgyat írjuk ékezetek nélkül, mivel egyes levelezőprogramok nem boldogulnak az ékezetes betűkkel. A címzett emiatt zagyva karakterhalmazt kaphat értelmes szöveg helyett, ami levelezőlisták olvasóinak, vagy az angol nyelvű szoftvert használó mobileszközökön e-mailezőknek jelenthet problémát.

Legyen egyértelmű

Gondolkodj, aztán gépelj...

A levél lényegi mondanivalóját célszerű már az első két bekezdésben összefoglalni, hívja fel a figyelmet Robbins, mivel legtöbben nem is nyitják meg az e-maileket, csak a levelezőprogram előnézeti mezejében futják végig őket. Ennek mérete ugyan szabadon állítható, de rendszerint nem jeleníthető meg benne tíz sornál több - ennyi hely elég kell legyen erre.

A sorozatos levélváltások során az is előfordulhat, hogy a címzett rövid választ kap egy korábban elküldött levélre (például: "Részemről a 15-e rendben!"), amiből nem fog azonnal rájönni, miről is van szó. Ezért célszerű legalább pár szóban visszautalni arra, hogy mire vonatkozik a válasz - tanácsolja a Harvard szakembere. A helyes verzió tehát így hangzik: "Az előző levélben javasoltad, hogy vacsorázzunk együtt 15-én; nekem jó az időpont."  Robbins arra is felhívja a figyelmet, hogy a kéréseket, utasításokat egyértelműen meg kell fogalmazni a levelekben, hogy a címzettnek ne csak találgatnia, vagy a levelezés előzményeiből kelljen kisilabizálnia, mit is akar tőle barátja, munkatársa, főnöke.

Okosabban a körlevelekkel

Egy munkahelyi csapatban során könnyen előfordulhat, hogy az egymás közti levelezés végeérhetetlen körlevélküldésbe torkollik, ha a feladó minden többé-kevésbé érintettet felvesz a címzettek listájára (CC-zi), majd ezekre a levelekre mindenki a "Válasz mindenkinek" gombbal válaszolgat. Kellemetlen lehet az is, ha valaki csak a feladónak válaszol, így annak kell majd a választ minden érintettnek továbbküldeni, ezért a megfelelő gomb használatára oda kell figyelni - jegyzi meg ezzel kapcsolatban Sree Sreenivasan, a Poynter Online munkatársa.

Robbins szerint a körlevelezést meg lehet könnyíteni azzal, ha a feladó a több embernek küldött leveleknél minden egyes CC-zett címzett számára hangsúlyos helyen beleírja a levélbe, hogy miért küldi el neki is, és mit vár tőle, például így:

Címzett: Róbert, Krisztina, Péter
Tárgy: Elkészült a céges weboldal terve

RÓBERT - DÖNTÉS SZÜKSÉGES: Kérlek ellenőriztesd a marketingesekkel, elfogadják-e a tervet.

KRISZTINA - JÓVÁHAGYÁST KÉREK: Az oldalon feltüntetett szlogen megfelel a kampányhoz?

PÉTER - TÁJÉKOZTATÁSUL: Ha újra kell terveztetnünk a lapot, a te projekted csúszni fog.

Elkészült a weboldal terve, kérlek nézzétek meg a csatolt fájlban. A dizájnercég péntekig várja a válaszunkat.

Robbins azt is javasolja, ha valaki több olyan témát vet fel egy levélben, amelyek nem függenek össze szorosan, akkor ezekre válaszoljunk inkább külön-külön levelekben. Ez ugyan megnöveli az e-mailek számát, de átláthatóbbá teszi a diskurzust.

Biztos, hogy az e-mail a legjobb?

Néha egyszerűbb telefonálni

Sree Sreenivasan szerint pedig nem is mindig az e-mail a legmegfelelőbb kommunikációs forma: ha egy kérdést hosszas, de rövid üzenetekből álló levélváltással lehetne megvitatni, akkor érdemesebb inkább felemelni a telefont, vagy ha mindez a munkahelyen belül történik, akkor egyszerűen felállni és odamenni az érintetthez, és szóban gyorsan megvitatni a dolgot.

A kommunikációs szakember szerint az élőszóban történő megbeszélés hatékonyabb is lehet a személytelen levelezésnél. Sreenivasan figyelmét egy olvasója hívta fel arra, hogy multinacionális cégénél a nem eléggé egyértelmű elektronikus levelek gyakran vezettek félreértésekhez, esetleg akaratlanul megbántottak egyes munkatársakat, ami megnehezítette a munkát. Egy telefonos vagy személyes beszélgetés viszont egyértelmű, közvetlen viszonyt teremt a munkatársak között, akik egyébként egész nap csak a monitort bámulnák.

A levelezőpartnerek átnevelése

Erre a magánéletben is célszerű odafigyelni, az ismerősökkel való körlevél-váltás ugyanis szintén jelentősen megterhelheti a postaládát. Ha nem szeretnénk barátainktól, ismerőseinktől, kollégáinktól folyton általuk viccesnek vélt szövegeket, képeket, animációkat, prezentációkat, bölcsességeket, továbbküldendő körleveleket kapni, akkor erre célszerű őket egy rövid üzenetben figyelmeztetni.

A kíméletes, de határozott hangnemben megírt figyelmeztető válaszlevelek kitartó küldözgetése valószínűleg sok kéretlen üzenettől szabadíthatja meg az embert, és legalább egy próbálkozást megér - végső megoldásként még mindig be lehet vetni a spamszűrőt is a kellemetlenkedő levelezőpartner megfékezésére... A privát e-mailek aláírásához is oda lehet biggyeszteni egy sorba, hogy "Kérlek, ne küldj erre a címre továbbított körlevelet!", amire azután figyelmeztetni lehet a kérést megszegő levelezőpartnert.

Nem kell azonnal válaszolni

Nagy a nyomás, de nem muszáj engedni neki

Az elektronikus levelek gyakorlatilag folyamatosan bombázzák az ember postaládáját: bármikor beérkezhet egy újabb üzenet, ami miatt sokakban az a kényszeres érzés alakulhat ki, hogy a levelekre minél előbb, sőt, ha lehet, azonnal válaszolni kell. Stever Robbins nagyon hatékony trükköket javasol ennek elkerülésére: először is azt, hogy akit ez zavar, ne a számítógépre bízza a levelek letöltését, hanem döntse el maga, a nap melyik időszaka alkalmas leginkább a levelezésre, és akkor töltse le maga az új üzeneteket (a levelezőprogramokban be lehet állítani, hogy a szoftver milyen időközönként küldje és fogadja a leveleket).

Erre az időre célszerű nyugalmas körülményeket teremteni: akár kikapcsolni a mobiltelefont, bezárni az iroda vagy a szoba ajtaját, és csak a postafiók tartalmával foglalkozni. Robbins úgy véli, a beérkezett levelek áttekintése után célszerű elővenni a papírt és a ceruzát, fontossági sorrendbe rakni a megválaszolandó leveleket, és odaírni melléjük, milyen teendőt ró ki a levél megválaszolása - például mit kell elintézni, kit kell felhívni, minek kell utánanézni hozzá.

A megváltó Törlés gomb

Ha a levelezés nem függ össze szoros teendőkkel, vagy magáncélú, akár a már előre megírt válasz elküldésének késleltetését is meg lehet oldani - erre szintén kínálnak opciót a levelezőprogramok. Minél később megy ki ugyanis a levél, annál később érkezik rá viszontválasz - ezzel is csökken a mindennapos levélforgalom. Robbins pedig arra is felhívja az egyre inkább e-mail-függő netezők figyelmét, hogy minden levelet úgysem lehet elolvasni és megválaszolni, ezért ha végképp túl sok van belőlük, egyszerűen ki is lehet őket törölni a postafiókból. A Harvard szakembere szerint tényleg valami fontos volt egy üzenetben, akkor a címzett előbb-utóbb mindenképpen értesül majd róla valahogy...

Vámosi Gergő