Elég a csatolt dokumentumokból!

Ha nem szeretné mindenkinek levélben, csatolva küldözgetni a dokumentumokat, egy sor hasznos webes eszközt vehet igénybe az online szövegszerkesztőktől a fájlmegosztókig. Bemutatunk pár újdonságot ezen a fronton.

A fájlok e-mailhez való csatolása, lássuk be, eléggé avíttas módszer a web 2.0 korában, amikor számos fejlettebb eszköz áll rendelkezésre az állományok megosztásához. Ráadásul gondokat is okozhat: a nagyméretű csatolmányok feleslegesen terhelik a címzett postaládáját, aki a megnyitás után legalább egy másolatot lement belőlük a dokumentumai közé is, ha egyáltalán eljutott hozzá a feladvány, és nem akadt fenn vírus- vagy levélszemét-szűrőn. Emellett lassú netkapcsolat vagy különösebben leterhelt hálózat sem kell hozzá, hogy kész kínszenvedés legyen a fájlok e-mailben való küldözgetése, főleg, ha sok címzettünk van.

Ha csak ezeket a nehézségeket akarjuk megúszni, akkor levélmelléklet helyett feltölthetjük a szétküldeni kívánt fájlt egy webes tárhelyre - ilyen például a box.net vagy a senduit.com -, ahol kapunk hozzájuk egy URL-t. A címzetteknek a fájl helyett elég ezt továbbküldeni, és innen egy kattintással letölthetik az állományt - ez a módszer nagyobb fájlok esetében praktikus. Kifejezetten a vicces körlevél-küldemények kezelésére hozták létre alkotói a már általunk is bemutatott keptelenseg.hu-t, ahová levélben is elküldhetjük az ilyesmit.

Webkettes dokumentum-olvasó: Scribd iPaper

Nagyon szép és gyors felület az olvasáshoz

Kifejezetten szöveges dokumentumok megosztására és webes megjelenítésére hozták létre viszont a Scribd fejlesztői az iPaper szolgáltatást. A regisztrálás után kapunk rajta egy saját tárhelyet, ahová a legnépszerűbb dokumentum-formátumokat pár kattintással feltölthetjük. Ezeket azután egy nagyon szép webes felületen többféle - akár egész képernyős - megjelenítéssel lehet olvashatni és lapozgatni.

Megosztási opciók

A feltöltött fájlt innen közvetlenül elküldhetjük ismerősünknek e-mailben, de akár a saját weboldalunkba is beágyazhatjuk a videomegosztókról ismerős embed-kód segítségével. Az oldalt "összedrótozták" a legnépszerűbb webes tartalommegosztókkal is, ahol szintén regisztrálhatjuk a feltöltésünket, ha meg szeretnénk mutatni a nagyvilágnak. A publikáláshoz megadhatunk a fájlról egy részletes leírást, kategóriába sorolhatjuk és felcímkézhetjük, megszabhatjuk, hogy milyen feltételekkel használható fel (licenc).

Mivel maga az iPaper-szájt is egy közösségi dokumentum-megosztó, számtalan feltöltés között bogarászhatunk érdekességek után: a legtöbb fájl természetesen valamilyen informatikával kapcsolatos olvasnivaló. Az oldal legnagyobb előnye azonban nem ez, hanem az, hogy a weben keresztül a formátumok között is konvertálni tudja az állományokat. A feltöltött fájlokat ugyanis nem csak eredeti formátumukban tudjuk letölteni, hanem doc-ban, pdf-ben vagy egyszerű szövegként is - és máris lehetőségünk van az így megszerzett anyag szerkesztésére vagy más felhasználására.

Webes szövegszerkesztés online: Google Dokumentumok

Google Dokumentumok: egyszerű felület, kicsit kacifántos menü-elrendezéssel

A webes megosztás másik nagy előnye a közös munka lehetősége: ha ugyanis oda-vissza küldözgetünk egy fájlt, amin többen dolgoznak, könnyű elveszteni a fonalat, hogy éppen melyik a legfrissebb változat. Erre a problémára a Google Dokumentumok, vagy ahogy a magyarítása előtt időkből talán többen ismerik, a Google Docs nyújtja az egyik legpraktikusabb megoldást.

Mappák a rendezgetéshez

A Google pár évvel ezelőtt vásárolta fel a Writely nevű online szövegszerkesztőt, és építette be saját szolgáltatásai közé. A szájton egy egyszerű webes dokumentum-tárat kapunk, és magunk is létrehozhatunk különböző dokumentumokat, legyen szó akár szövegről, akár táblázatról, akár prezentációról, amelyeket a szolgáltatás központi szerverei tárolnak számunkra.

A Dokumentumokban címkés jelöléssel rendezhetjük mappákba a fájlokat, amelyeket akár megtekintésre, akár szerkesztésre is megoszthatunk másokkal - ez utóbbihoz a partnernek is regisztrálnia kell egy Google fiókot -, és exportálhatjuk a Microsoft Office vagy az Open Office számára megfelelő formátumokban. Ugyanilyen formátumokban, és RTF-ben fájlokat fel is tölthetünk a szerkesztőbe - bár lehet, hogy néhány formázási utasítás elvész eközben.

Az online szövegszerkesztés legnagyobb előnye, hogy egyszerre akár többen is dolgozhatnak a Google Docsban ugyanabban a dokumentumban: a rendszer pár másodperces átfutással szinkronizálja és megjeleníti, amit az egyes meghívott felhasználók változtattak rajta. Persze, hogy ne legyen teljes a káosz, az egyes lépéseket vissza is lehet állítani. Ennek köszönhetően elég egyetlen fájlt lementeni vagy publikálni a közös munka végeztével, nem kell több dokumentomot összevetni, mint a csatolmányos módszer esetén.

Webes szövegszerkesztő, akár net nélkül: Zoho

Szép és átlátható felület, gazdag opciók - de néha kicsit lassú

A Google webes tárhelyén nem csak közösen férhetünk hozzá a dokumentumhoz, hanem bármilyen PC-ről, nyilvános terminálról belenézhetünk, beleírhatunk, ha kell. Igen ám, de mi van akkor, ha nincs netünk - mert például egy vonaton ülünk laptoppal az ölünkben -, de szeretnénk dolgozni a fájljainkkal? Ilyenkor kell szembesülnünk a webes szövegszerkesztőnek azzal a hátrányával, hogy mivel a teljes alkalmazás a böngészőben fut, netkapcsolat nélkül semmit nem tudunk dolgozni.

Ezt a problémát hivatott áthidalni a Google Gears nevű háttéralkalmazás, amely a webes alkalmazásokat "lehozza" az asztalra, és netkapcsolat nélkül is használhatóvá teszi. A rendszer lényege, hogy a segédprogram veszi át a központi kiszolgáló szerepét, és működteti a böngészőben az eszközöket, illetve tárolja az állományokon végrehajtott változtatásokat. Amikor pedig legközelebb csatlakozunk, a változtatásokat a webes tárhelyen is végrehajtja, vagyis szinkronizálja a gépünkön és az online felületen fennálló állapotokat.

Go Online - ha frissíteni szeretnénk

A Google Gearst viszont alkotói még nem tették elérhetővé a Dokumentumokhoz, van viszont olyan webes szövegszerkesztő, a Zoho, amely már használja ezt is. Maga a szolgáltatás a Google Dokumentumokhoz hasonlóan sokrétű, és lényegében ugyanolyan opciókat kínál a szövegszerkesztéshez - egy némileg eltérő, és talán átláthatóbb kezelőfelülettel. A szájton nem csak szöveget, prezentációt vagy táblázatot lehet szerkeszteni, hanem wikit, emlékeztetőt, jegyzeteket, adatbázisokat és még sok mást - de ezekre most nem térnénk ki.

Amiért most felemlegetjük: a webes szövegszerkesztőt a Google Gears letöltése és böngészőbe való telepítése után tudjuk netkapcsolat nélküli módban is használni. Az alkalmazásnak meg kell adnunk, hogy hány saját dokumentumot, illetve megosztott közös állományt szeretnénk elérni, azokat lementi a gépre, és a webes felületen dolgozhatunk velük külön telepített szoftver nélkül. Ilyenkor azonban az alkalmazás lebutított üzemmódba kapcsol, vagyis bizonyos funkciókhoz nem férünk hozzá, amit online módban elérhetünk. Nincs például nyomtatási előnézet, de ami igazán fájó hiányosság, hogy új állományt felvinni vagy létrehozni nem lehet a rendszerben - csak azokkal dolgozhatunk, amiből már van onlie tárolt változat.

MS Office a weben: Office Live Workspace

A weben csak nézegetni enged

A webes alkalmazások térhódítása a Microsoftot is lépésre kényszerítette, Redmondban azonban nem mentek olyan messzire, hogy a gépre telepítendő teljes Office-csomagot kiváltó online eszközöket készítsenek. A cég némi lemaradásba is került: a Word, a PowerPoint és az Excel webes változata, vagyis kiegészítője csak most vált elérhetővé a nagyközönség számára - és még mindig a nyilvános teszt állapotában van.

Az Office Live Workspace névre hallgató szájt egyáltalán nem teszi lehetővé a dokumentumok webes szerkesztését, azokat csak a fenti szoftverekhez hasonló módon olvasásra vagy szerkesztésre oszthatjuk meg másokkal rajta keresztül. Úgy van, szerkesztésre is, ehhez azonban a partnernek a fájlhoz tartozó alkalmazásban kell megnyitnia azokat, vagyis az Office megfelelő elemében.

Munkacsoportok hasznos sablonokkal

A webes dokumentumtárhoz való könnyebb hozzáférést pedig egy add-on, vagyis egy külön telepítendő kiegészítő komponens biztosítja: ez a szövegszerkesztőben helyez el egy új eszköztárat, amely a Live Workspace-t mint egy könyvtárat "csatolja fel" a számítógépre. Ha egyszer ide mentünk le egy dokumentumot, akkor annak további mentései is az online tárhelyre kerülnek, vagyis úgy dolgozhatunk, hogy a gépünkön az állomány meg sem jelenik.

Munkacsoportok hasznos dokumentumokkal

A Microsoft fejlesztői az online közös munka koncepcióját azzal gondolták tovább, hogy úgynevezett "munkaterületeket" (workspace, innen az alkalmazás neve) alakítottak ki a felhasználó számára. Ezek különféle témákhoz kapcsolódnak, úgy mint például konferenciaszervezés, álláskeresés, vagy akár egy iskolai osztály koordinálása. Egy-egy workspace-en belül számos olyan dokumentum van, amelyek az adott területen jól jöhetnek, például határidőnaplók, eseménynaplók, tennivalók és más listák, jegyzetek.

Ezek közül az egyszerűbbeket - a listákat és a jegyzeteket - lehet a weben létrehozni vagy szerkeszteni, de hozzájuk nem jár olyan részletes formázási lehetőség, mint a "teljes értékű" dokumentumokhoz. Természetesen a hazai felhasználóknak a szolgáltatás a kezelőfelület és a dokumentum-sablonok majdani magyarítása után lesz teljesen hasznos. 

Most éppen a webre mentünk, nem a PC-re

A közös munka során a workspace-be meghívott partnerek valamennyi állományhoz hozzáférnek, vagy itt is megtehetjük, hogy csak mutatóba adjuk oda őket nekik. A fájlokhoz megjegyzéseket is lehet fűzni, és tartozik hozzájuk egy verziókövető, amely minden egyes változtatást kilistáz. Erre szükségünk is lesz, mivel Live Workspace nem kínálja a Google Docshoz hasonló egyidejű közös munka lehetőségét: egyszerre csak egy ember fér hozzá egy dokumentumhoz.

A munkát némileg kényelmetlenné is teszi, hogy ha valaki érdemben dolgozni szeretne, akkor le kell töltenie egy változatot, vagy külön meg kell nyitnia azt a saját Office-ában. A letölthető kliens sajnos a Zoho-hoz hasonló szinkronizálás lehetőségét sem kínálja fel, vagyis minden egyes dokumentumot egyenként kell frissíteni. Jó hír viszont, hogy a Microsoft alkalmazása - sok korábbi webes megoldásukkal ellentétben - nem csak Internet Explorer alól, hanem Firefoxból is használható, és már készül belőle Apple-re a safaris változat is.