A szemétbe dobott adat óriási üzleti kockázat

A ballot for French socialist presidential candidate Segolene Royal is seen amongst others in a bin at a polling station during the final round of the election, 06 May 2007 in Venissieux suburb of Lyon, southeastern France. Some 44,5 million voters choose today a successor to French President Jacques Chirac between UMP right-wing governing party candidate Nicolas Sarkozy and socialist Segolene Royal. AFP PHOTO FRED DUFOUR

A vállalatok komoly jogi és üzleti kockázatot vállalnak azzal, hogy nem figyelnek a fontos dokumentumok megsemmisítésére. A probléma megoldása kiadásokkal jár, de a legnagyobb veszteség akkor éri a céget, ha rosz kezekbe kerül üzleti terve, az alkamazottak bérpapírja vagy a jelentkezők önéletrajza.

A takarítók bármit megtudhatnak

Munkájuk során a takarítók fele hozzájut bizalmas információkhoz, mert a cégek nem fordítanak kellő figyelmet az iratok megsemmisítésére - állítják a takarító cégek alkalmazottai egy friss Szinapszis-kutatásban, amelyet a Fellowes Védje adatait! kampányához készítettek. Elöl hagyott szakmai anyagokkal 62 százalékuk találkozott már, több mint felük kezébe került bizalmas, személyes adatokat tartalmazó dokumentum.

A megkérdezett takarítóknak a fele mondta azt, hogy ha akarna, betekintést nyerhetne a személyes és hivatalos levelezésekbe, amelyekből magánjellegű és szakmai információk is birtokukba kerülhetnének.

A cégek pénzügyi helyzete sem marad rejtve

előlük: több mint a felük mondta, hogy az erre vonatkozó információkat tartalmazó iratok gyakran szem előtt maradnak, vagy megsemmisítés nélkül landolnak a kukában, legyen szó bevételi eredményekről, bérjegyzékekről, üzleti tervekről.

A takarítók bizalmas adatokhoz férhetnek hozzá a vállalatok figyelmetlensége miatt Forrás: AFP/Fred Dufour

Önéletrajzok és bérpapírok a nyomtatóban

A válaszadók csaknem fele látott a takarítás közben az összes személyes adatot tartalmazó önéletrajzokat és szerződéseket, körülbelül harmaduk bérpapírokat, partner- és ügyfélkör-adatokat, valamint a cég üzletmenetét, stratégiai terveit érintő dokumentumokat és körülbelül negyedük banki kivonatokat, folyószámla-egyenlegeket is.

Ehhez képest mindössze 8 százalékuk számolt be arról, hogy a megbízó cég legalább megkérte arra, hogy semmisítse meg a leselejtezett dokumentumokat, amelyek tartalmazhattak személyes adatokat, bizalmas információkat. 88 százalékukkal ilyen még soha nem fordult elő, és nem hallott ilyen esetről kollégái körében sem, illetve 4 százalékuk nem emlékezett ilyen kérésre.

Ami a szemétbe kerül, nem semmisül meg

A megkérdezett takarítók szerint az őket foglalkoztató cégek 90 százalékánál van olyan belső szabályzat, amely a bizalmas információk kezelésére vonatkozik. Ezek a szabályok szinte minden esetben kitérnek a számítógépekre, illetve az asztalon lévő papírokra, de már

csak a cégek háromnegyede fordít figyelmet a nyomtatóknál lévő iratokra,

a földön talált papírokra, a konyhában, mellékhelyiségben felejtett vagy a szemétben lévő dokumentumokra is. Mindössze 62 százalékuk adott utasításokat a takarítóknak a flipchartokon, táblákon, faliújságon található információkkal kapcsolatban.

Hatalmas jogi és üzleti kockázat

A hanyagul kezelt, kidobott, de nem megsemmisített dokumentumok komoly visszaélésekre adhatnak alkalmat, amelynek jogi, sőt büntető jogi következményei is lehetnek, nem beszélve az üzleti vagy reputációs veszteségekről. „A jogi és üzleti kockázatok jelentős mértékben csökkenthetőek olyan intézkedésekkel, amelyek garantálják a bizalmas információk és személyes adatok biztonságát, legyen szó akár elektronikus, akár hagyományos hordozón tárolt adatokról.

Az iratmegsemmisítésbe fektetett anyagi és egyéb erőforrások közvetlenül nem hoznak profitot,

de elhanyagolhatóak ahhoz a veszteséghez képest, amit a cégnek az adatok nyilvánosságra kerülése esetén megcsorbult reputációjának helyreállítására kellene költenie” – mondja dr. Halász Bálint ügyvéd, adatvédelmi jogi szakértő.