Ne rúgjunk ki senkit szöveges üzenetben

Egyre több munkahelyen általános, hogy a munkavállaló és a munkáltató elektronikus úton kommunikál. Legyen szó akár emailváltásról vagy sms-küldésről vagy akár chatelésről, az üzenetváltás gyors és gördülékeny a papír alapú dokumentáció kihagyásával. Felmerülhet azonban a kérdés, munkajogi szempontból elegendő-e ez, vagy van, amit papírra kell vetni és alá kell írni manuálisan?

Melyek azok az információk, megállapodások, közlések, amit nem érdemes emailben letudni? A HR portál szakérője szerint elvileg egyáltalán nem kellene semmit papírra vetni, a jogszabályok ugyanis elvi lehetőséget adnak arra, hogy minden kommunikációt elektronikusan végezzennek a felek.

Ehhez mindössze néhány kritériumnak kell megfelelni.

Az egyik a változatlanság, vagyis minden kétséget kizáróan bizonyíthatónak kell lennie, hogy az üzenetváltás pontosan úgy zajlott. Azt is biztosítani kell, hogy a dokumentum, nyilatkozat adott időpontban keletkezett, s azt mindkét fél megismerte, megértette.

Ezt elvileg az elektornikus aláírás beiktatásával meg lehet oldani, ám ez olyan szintű biztonságot jelent, amit csak külső szolgáltató képest biztosítani a cégnek. Az esetek túlnyomó többségében munkaügyekben nem alkalmazzák az elektronikus aláírást, mert ez egyszerűen túl bonyolult és drága is lenne.

Az email néha nem elég Forrás: Thinkstock

Az email, az sms, a chat nem rendelkezik megfelelő biztonsági tartalommal, vagyis azt rosszhiszműen meg lehet változtatni, ezért ezek nem garantálják sem a változtathatatlanságot, sem más kritériumokat.

Így marad a papír alapú megállapodás, rögzítés. A szakértők szerint különösen az alábbi esetekben érdemes papírra vetni a közlendőt:

munkaszerződés, munkaviszony megszüntetésére vonatkozó nyilatkozatok, fegyelmi intézkedés, munkaidő-beosztás vagy kollektív szerződés.

A bíróságon a nem papír alapú kommunikációt is fel lehet természetesen használni, és a bíróság ezeket el is fogadja, ám jellemzően a feleknek nyilatkozniuk kell: elfogadják-e valósnak az abban szereplő adatokat, információkat. Vagyis a bíróság lényegében átengedi a bizonyítást a feleknek. Gond akkor van, ha az egyik vitatja egy efféle üzenet valóságtartalmát.