Elektronikus számlák: ott lehet sokat spórolni, ahol sokat költenek

2014.01.15. 08:42

Rengeteg szó esett már arról, hogy a kis cégek és a kkv-szektor mennyit spórolhatnak az olcsóbb és egyszerűbb elektronikus számlákkal. De az igazán nagy megtakarítás ott lehetséges, ahol igazán sokat költenek: vagyis a nagyobb vállalatoknál.

Durván számolva: egy papír alapú számla összköltsége körülbelül 120 forint. Egy elektronikus számla ehhez képest nagyjából 6 forintba kerül.

Könnyű kiszámolni, hogy egy havonta 100 számlát kiállító cég nagyjából 10 000 forintot spórolhat havonta az új technológia bevezetésével. De mi a helyzet azokkal a vállalkozásokkal - például a közszolgáltatókkal vagy a telekommunikációs cégekkel -, amelyek havonta tízezres nagyságrendben állítják és küldik ki az ügyfélszámlákat?

A megtakarítás mértéke természetesen arányosan nő, és ezeknél a cégeknél milliós vagy akár tízmilliós nagyságrendről is beszélhetünk.

A dolgok persze ritkán annyira egyszerűek, mint amennyire annak tűnnek, és az ördög itt is a részletekben rejtőzik.

"A nagy cégek számára az igazi probléma az elektronikus számlával, hogy a vállalaton belül nem léteznek belső folyamatok az e-számlák kezelésére," mondja Stygár László, a Számlázz.hu online számlázórendszert üzemeltető KBoss.hu Kft. társalapítója.

Ez pedig már a kibocsátásnál is problémát jelenthet - hiszen minél nagyobb egy-egy szervezet, annál kevésbé rugalmas, és bármilyen racionális is egy új technológia bevezetése, annál kevésbé csak egy egyszerű "döntésről" van szó. Az új technológia bevezetésekor minden esetben szükséges, hogy a megfelelő munkatársak tisztában legyenek a technológiával, rendelkezzenek a megfelelő eszközökkel, és megkapják a szükséges képzéseket.

Egy olyan érzékeny terület esetén, mint a számlázás, természetesen az is létfontosságú, hogy a biztonságos használatot és adatkezelést garantáló ellenőrzőpontok is a helyükön legyenek. Tehát miközben a megfelelő munkatársaknak hozzá kell férniük a szükséges rendszerekhez és adatokhoz, aközben azt is garantálni kell, hogy ezekhez senki más nem fér hozzá.

Bonyolítja a bevezetést, hogy a legtöbb vállalat - különösen a közép- és nagyvállalatok - ma már használ valamilyen ERP rendszert, így a számlázó szoftvernek nem izoláltan, hanem egy már meglévő vállalati szoftver-környezetbe beilleszkedve kell megállnia a helyét. Jogos követelmény, hogy a számlázó program kapcsolódjon össze a raktárkészlet-kezelő szoftverrel vagy a központi vállalat-irányítási rendszer bármelyik egyéb moduljával.

Az elektronikus számlák kibocsátásánál is érzékenyebb terület azonba az e-számlák befogadása. Miközben ugyanis az előbbi egy tisztán technológiai kérdés, jól látható, racionális előnyökkel, addig az e-számlák befogadása sok esetben komoly költséget ró a vállalkozásra anélkül, hogy a megtérülése azonnal belátható vagy kézzelfogható lenne.

"Egy nagy cég számára a megfelelő folyamatok kialakítása, amelyek az e-számlák befogadásához szükségesek, nem egyszerű döntés," magyarázza Stygár László. A szakember szerint ugyanis ezeket a folyamatokat olyan ISO-minősítési eljárásokon kell tesztelni, amelyek összességében tízmilliós beruházást is igényelhetnek a cég részéről. "Egy nagy szolgáltatócégnek a megfelelő folyamatok minőségbiztosítása és a minden igényt kielégítő bevezetés összességében akár 10 - 30 millió forintjába is kerülhet," mondja Stygár László.

A közelmúltig ez a rendkívül befektetés-igényes körülmény komoly gátját jelentette az elektronikus számlák elterjedésének - hiszen hiába tudtak a kkv-k kibocsátani elektronikus számlákat, ha a megfelelő folyamatok és technológiák hiányában a nagyobb partnerek nem tudták befogadni őket -, mára ez az akadály javarészt elhárult az útból.

Az utóbbi néhány évben ugyanis a legtöbb közép- és nagyvállalat kialakította a szükséges processzeket és felkészült az e-számlák befogadására.

A következő igazán nagy lépés az e-számlák állami szektorban való elterjedése lesz.