Cikksorozatunk korábbi részeiben több szempontból is körbejártuk az elektronikus számlázás lényeges részletkérdéseit. Az utolsó két cikkben mintegy összefoglalásképpen gyűjtjük össze az e-számlázás legfontosabb előnyeit és a legnagyobb nehézségeit. Az előnyökkel kezdünk.

Az elektronikus számlázás - mint minden, radikálisan új technológia - alapjaiban változtathatja meg az üzleti folyamatokat. Ez a forradalom ráadásul a következő néhány évben szinte bizonyosan meg fog történni.

Ha az, amit eddig tudtál az elektronikus számlázásról még nem győzött meg, érdemes megfontolnod az alábbi, kétségtelen előnyöket.

Pénzt takarítasz meg

Tiszta sor, hogy az elektronikus számla lényegesen olcsóbb a papír alapúnál. Míg az utóbbi költsége mindent összevetve számlánként körülbelül 110 - 120 forintra jön ki, addig az e-számla körülbelül 6 forintból megvan. A különbség tehát durván számolva húszszoros.

Időt takarítasz meg

És nem csak azzal, hogy elkerülöd a sorba állást a postán. A PDF-ben, vagy más formátumban küldött számla azonnal megérkezik, nem kell a térti vevényre várnod, nincsenek elkeveredett számlák, nincsenek aláírásra váró, hitelesítendő másolatok.

Körülbelül annyival egyszerűbb és gyorsabb az elektronikus számlát kezelni, mint amennyivel az emaileket könnyebb a papír alapú leveleknél.

Környezetbarát

Ja, igen - a papír, illetve az, hogy nincs papír, nemcsak időt és pénzt spórol meg neked hanem az életüket spórolja meg a fáknak. Egy papír alapú számlából általában legalább három példány készül, ott van aztán a boríték, az ajánlott cédula és a térti vevény.

Az elektronikus számla esetében erről mindről elfeledkezhetsz.

Arról nem is beszélve, hogy tárolni mennyivel könnyebb.

Gyorsabban kifizetik

Nemzetközi tapasztalatok alapján az elektronikus számlákat érzékelhetően gyorsabban fizetik ki, mint a papír alapúakat. A különbség nagy átlagban akár 30 napra is rúghat. Ez részben annak köszönhető, hogy az e-számlákat már csak a formábumból adódóan is sokkal korábban kapják kézhez a vásárlók, részben pedig az olyan, automatizálható funkcióknak, mint a fizetési emlékeztetők.

Áttekinthetőség, riportok, extra funkciók

Azt már senkinek nem kell magyaráznunk, hogy mennyivel célszerűbb elektronikusan tárolni a céged legfontosabb adatait, és mennyivel többet ér neked egy excel-táblában szereplő adat, mint az, amit a jegyzetfüzetedbe írtál fel.

Ugyanez a helyzet az elektronikus számlákkal is. Ha a számlatömb helyett az adatokat a megfelelő szoftverbe rögzíted fel, egy csomó automatizált funkcióhoz nyílik azonnal hozzáférésed.

Riportokat tudsz egyetlen mozdulattal lehúzni, automatikus fizetési emlékeztetőket tudsz beállítani, és már tényleg csak rajtad múlik, hogy ezeket a haladó lehetőségeket milyen módon tudod az üzleti intelligencia - végső soron pedig az üzleti sikered - javára fordítani.