Automatizált folyamatok, milliárdos forgalom a Játéknetnél

Évi kétszázezer tétel esetén elengedhetetlen, hogy a számlázás és az adminisztráció zökkenőmentesen bonyolódjon le.

Sok kkv szeretné, ha az lenne a legnagyobb problémája, hogy hogyan állítson ki zökkenőmentesen évi kétszázezer számlát. A Játéknet nemcsak elért idáig, de Számlázz.hu rendszerében a megoldást is megtalálta.

Két baráti házaspár fejlesztette otthoni webboltból milliárdos üzletté a JátékNetet, amely tavaly elnyerte az Év Internetes Kereskedője verseny fődíját. Az áruház ügyvezetőjével, Bognár Ákossal a folyamatok automatizálásáról és a zökkenőmentes adminisztráció alapfeltételeiről beszélgettünk.

„Az első perctől kezdve saját szoftverünk volt, és a Számlázz.hu kivételével ma sem használunk semmilyen, nem saját fejlesztésű üzleti szoftvert,” mondja Bognár Ákos. „Az indulás éveiben az jelentette a gátat, hogy a működő, nagy rendszerekhez óriási költség lett volna csatlakozni, és bár 8-10 év távlatából látszik, hogy a saját fejlesztésű szoftver is hatalmas költséget jelent, ez utóbbi azonban biztosította azt a rugalmasságot és szabadságot, amire egy ambiciózus, kis webáruháznak szüksége van,” magyarázza az ügyvezető.

Újratervezés

A cég munkatársainak egyébként minden évben ki kellett találniuk a spanyolviaszt, legalább háromszor kezdtek újra mindent – tervezték újra az egész értékesítési és logisztikai folyamatot –, amíg a Játéknet egy sufnicégből egy milliárd fölötti forgalmat bonyolító webáruházzá vált.

Évi kétszázezer tétel esetén elengedhetetlen, hogy a számlázás és az adminisztráció zökkenőmentesen bonyolódjon le. Forrás: Az Év Internetes Kereskedője

Korábban a kis webáruházak többségéhez hasonlóan, készletezés nélkül kereskedtek, mára a raktárukban a legtöbb dolog egyszerű folyamatokra lebontva, minél inkább automatizálva zajlik.

„Az első másfél évben egyetlen ügyfélszolgálatos kolléga elég volt ahhoz, hogy lebonyolítsa az értékesítéshez és adminisztrációhoz kapcsolódó feladatokat,” emlékszik vissza Bognár Ákos. A piac ugyan még kialakulóban volt, de versenytársak már így is voltak rajta – kezdő vállalkozásként pedig nemigen volt más eszközük, mint hogy az árral operáljanak. Ez azonban hamar zsákutcának bizonyult, így újabb stratégiák után kellett nézni. „Elég hamar elkezdtünk normális árakat kérni a termékeinkért, és inkább a szolgáltatás minőségével kitűnni a tömegből,” mondja az ügyvezető.

Ez többek között azt jelentette, hogy minden megrendelőjüket felhívták telefonon, még akkor is, amikor ez naponta négy-ötszáz telefont jelentett (ne feledjük, 2008. környékén az emberek még lényegesen kevesebb bizalommal fordultak az internetes kereskedelem felé, mint manapság). „Egyrészt szerettük volna minimalizálni a tévedésből kiküldött csomagok számát, másrészt pedig fontos volt jeleznünk, hogy a megrendelés másik végén egy olyan cég van, amelyikkel lehet emberi hangon kommunikálni,” beszél a részletekről Bognár Ákos.

Ezzel a gyakorlattal egyébként néhány éve hagytak fel véglegesen, egyrészt azért, mert a webáruház presztízse már megfelelően pozitív volt ahhoz, hogy ne szoruljanak rá ilyen bizalomépítésre, másrészt pedig azért, mert a volumen miatt ez az „extra kör” már vállalhatatlanná vált.

Intenzív csúcsidőszak

Mára a Játéknet évente mintegy 200 ezer számlát állít ki, ám a játékpiac sajátosságaiból adódóan a terhelés nagyon szélsőséges. A karácsonyt megelőző időszakban ugyanis körülbelül tízszeres forgalmat bonyolítanak le, a „normális” munkanapokhoz képest.

„Ahhoz, hogy ezt az extra terhelést bírni tudjuk – és az utóbbi karácsonyi idényekben naponta négy-ötezer csomag kiküldése egyáltalán nem jelent akadályt – az utolsó részletekig át kellett gondolnunk, és amennyire lehetett, automatizálnunk kellett a folyamatainkat,” magyarázza az igazgató.

Az adminisztráció például egy az egyben kézi beavatkozás nélkül történik, amiben hatalmas szerepe van a Számlázz.hu rendszerének.

Míg a legtöbb webáruházban a megrendelés a számla kinyomtatásával kezdődik, ami után a bizonylat végigkíséri a megrendelt árucikkeket a teljes logisztikai folyamaton, addig a Játéknetnél fordított logikával dolgoznak. „A Számlázz.hu rendszere lehetővé teszi számunkra, hogy a pdf-ben előállított számla kizárólag a folyamatnak abba a szakaszába csatlakozzon be, ahol ez a leginkább logikus,” mondja Bognár Ákos, hozzátéve, hogy az ehhez hasonló egyszerűsítések elengedhetetlenek a webáruház zökkenőmentes működtetéséhez.

Archiválás: elektronikusan

Az egy példányban kinyomtatott számla egyúttal szállítólevélként is szolgál. Bár a jogszabály lehetővé tenné a kizárólag elektromos alapú számlát, de a postázott csomaggal egy papírnak mindenképpen együtt kell utaznia – visszaigazolva a vevő felé, hogy a kézbesített csomag valóban a megrendelt és kifizetett árucikkeket tartalmazza –, így logikus választásnak tűnt, hogy ez a papír maga a számla legyen.

A cégen belüli archiválás már természetesen kizárólag elektronikusan történik, az ezzel kapcsolatos üzleti folyamatok pedig minden szempontból kritikus elemei az áruház üzemeltetésének.

„A számlázóprogramot mi magunk is lefejleszthettük volna, de ennek a folyamatos karbantartása és a mindenkori szabályozásnak való megfeleltetése teljes embert kíván, amihez a Számlázz.hu csapata az elmúlt 4-5 együtt végigcsinált szezonban nagyon jó partnernek bizonyult,” összegzi Bognár Ákos.