Nem mindenki dolgozik, aki az asztalánál ül, és a monitorját nézi. És bár a nyolcórás munkanap amúgy is egyre inkább csak illúzió, az alábbi időrabló elfoglaltságok minimalizálásával a produktivitás jelentősen növelhető.

Egy új felmérés szerint tízből nyolc munkavállaló 30 perc és egy óra közötti időt pazarol el a napi munkaidejéből. Bár nyilvánvaló, hogy szinte lehetetlen nyolc órát egyhuzamban, fókuszáltan dolgozni, a legnagyobb időrablók áttekintése mégis fontos tanulságokkal szolgál: ha ezeket a tevékenységeket minimalizálni tudjuk, azzal nem feltétlenül többet, hanem okosabban tudunk majd dolgozni.

A megszakítások

Meglepő lehet, de a munkahelyi időrablók listáját nem a Facebook vezeti. Egy másik, szintén mostani felmérés szerint egy átlagos dolgozót naponta 87-szer (!) zavarnak meg abban, amit csinál. Csak egy gyors kérdés, egy megszólaló telefon, egy felugró e-mail ablak.

A munkahelyen elpazarolt idő befejezetlen feladatokhoz vezet, azok pedig rengeteg stresszhezForrás: Thinkstock

Ami még ennél is rosszabb: egy felvett telefon vagy megválaszolt kérdés után átlagosan 23 percig tart, hogy valaki ismét felvegye a fonalat, és fókuszáltan visszatérjen ahhoz, amit előtte csinált. A matek innentől kezdve elég egyszerű.

A rossz ergonómia

Derékfájás, gerincproblémák, fejfájás, beállt vállak. Ezeket az egészségügyi problémákat az ülőmunka szinte természetes velejárójának tartjuk, pedig nagy részben megelőzhetők lennének.

A rossz kialakítású munkaállomások, a rossz magasságban lévő monitorok vagy székek hatékonyságra gyakorolt negatív hatása azonban nemcsak a betegszabadságban mérhető: nyilvánvaló, hogy koncentrálni is sokkal nehezebb, ha valami fáj.

A motiváció és az érdeklődés hiánya

Amit az irodai szitkomokban láthatunk, az a valóságot tükrözi. A munkavállalóknak csak 13 százalékát érdekli az, amit csinál. Sajnos nem elírás: tízből kilenc munkavállaló konkrétan unatkozik napközben.

Úgy pedig nagyon nehéz produktívnak vagy hatékonynak lenni.

E-mail

Átlagosan heti 13 órát – egy negyvenórás munkahét bő negyedét – töltjük azzal, hogy e-maileket olvasunk, válaszolunk rájuk, rendezgetjük őket, töröljük a spameket.

A mobileszközök elterjedésével egyre komolyabb elvárás, hogy néhány órán belül válaszoljanak egy-egy e-mailre, ezért aztán a levelek már nemcsak a munkából, hanem az otthoni pihenésből, feltöltődésből is kizökkentenek.

Az e-mailekben az a trükk, hogy nagyon sokszor úgy tűnhet, hogy az e-mailezés maga a munka, amit végeznünk kell. Ez azonban a legtöbb munkakör esetében csak érzéki csalódás.

Valójában a folyamatos e-mailezés – egy középvezető átlag 72 órát tölt hetente az e-mailjei előtt – korai kiégéshez vezet, és minden szempontból katasztrofális hatással van a produktivitásra.

Chatelés

Mielőtt megjelentek a vállalati chatalkalmazások, mindenki egyetértett abban, hogy a chatelés időpocsékolás. Mióta azonban hivatalosan is elfogadott részévé vált a céges kommunikációnak, a "radar alatt" a munkahelyi mindennapok részévé vált.

Az azonnali üzenetküldésnek megvannak a maga előnyei – sokkal nagyobb eséllyel érkezik rá gyors válasz, mint egy e-mailre, sokkal inkább elfogadottak a személyes megjegyzések ezen a platformon, mint az e-mailben –, ugyanakkor sokkal valószínűbb, hogy rosszkor szakítja félbe a munkát, és mivel nem egy formálisan lezárt kommunikáció, arra is nagyobb az esély, hogy az üzenetváltás nem áll meg egy-két félmondatnál.

A meetingek

Azok, akik rendszeresen meetingekre járnak, a munkaidejük csaknem negyedét töltik ezeken a megbeszéléseken.

Szinte hihetetlen, de egy munkavállaló átlagosan 62 meetingre megy be havonta, amiből nagyon sok egyáltalán nem, vagy csak részben érinti a munkáját. További ijesztő adatok: a meetingek résztvevőinek 91 százaléka rendszeresen ábrándozik a megbeszélések alatt, sőt 40 százalékukkal előfordul, hogy konkrétan elalszik az asztalnál.

Közösségi média

Persze mindenki utál lemaradni fontos vagy vicces dolgokról, és mindenről jó elsőként értesülni. A Facebook, a LinkedIn és a Tumblr azonban egyesítik a korábban érintett időrablók szinte összes veszélyét (lehet rajtuk chatelni, e-mailezni, az értesítéseikkel pedig állandóan megszakítják a munkát).

Egy újabb sokkoló adat szerint egy átlagos dolgozót 10 és fél percenként akaszt meg a munkájában valamelyik közösségi oldal plüntyögése. Azaz naponta körülbelül ötvenszer.

Szörfözés

A híreket persze mindenki átnézi. A vicces vagy érdekes oldalak, a YouTube, az online bankolás vagy ügyintézés vagy akár a vásárlás azonban nagyon komolyan hatással van a munkahelyi hatékonyságra.

Egy tavalyi felmérés szerint karácsony előtt átlagosan kétnapnyi munkaidőt töltöttünk webáruházakban. Az árverés-szájtok, mint az eBay vagy a Vatera csak rontanak a helyzeten, hiszen ott időről időre ellenőrizni kell, hogy nem licitált-e ránk valaki. Ugyanilyen időgyilkos dolog felhasználói értékeléseket, összehasonlításokat olvasni az egyes termékekről a vásárlás előtt.

Jó dolog, hogy egyre több információ alapján tudunk meghozni egy-egy vásárlási döntést, azonban ezekért az információkért az időnkkel fizetünk. Vagy inkább a munkaadónk idejével.

Csevegés

Ez most nem a virtuális chatelés, hanem az élőszóban, munkatársakkal való beszélgetés.

Természetes, hogy napi nyolc-kilenc órában összezárva emberi viszonyok alakulnak ki, és a munkatársak beszélgetnek egymással. Az is igaz azonban, hogy ezen a fronton nagyon könnyű elveszteni a kontrollt.

A hosszú ideig tartó poénkodások jó hangulatot teremtenek ugyan, de súlyos következményeket jelentenek a produktivitásra. Az egyre elterjedtebb egyterű irodák is sokat rontanak a helyzeten, hiszen itt egy-egy hangosabb megjegyzés magától értetődően mindenkit megzavar.

A való élet "notifikációi" ráadásul sokszor összefonódnak a közösségi médiával, így egyrészt elvárássá válik, hogy valaki az elsők között értesüljön az eseményekről – ami azt eredményezi, hogy a figyelmének még nagyobb részét szenteli majd a nem éppen munkával kapcsolatos szájtoknak – másrészt pedig kikerülni sem tudja az azonnali figyelmet igénylő híreket.

Multitasking

Továbbra is tartja magát a tévhit, hogy a férfiakkal ellentétben a nők képesek arra, hogy egyszerre több dologgal foglalkozzanak. És persze képességtől függetlenül mindkét nem kitartóan próbálkozik a multitaskinggel.

Az igazság azonban az, hogy sem a férfiak, sem a nők, sőt, még a számítógépek sem képesek egyszerre több dolgot csinálni – csupán különböző sebességgel váltogatják a figyelmüket az egyes feladatok között.

Ám míg a számítógépeknél ez milliomod másodperceket jelent, az embereknek más erősségeik vannak: számos tanulmány kimutatta, hogy a multitasking körülbelül 80–120 százalékkal rontja a produktivitásunkat a fókuszált munkához képest.