Érdekes téma, fantasztikus előadók, lebilincselő előadások. Már csak a fizető vendégek hiányoznak róla. A cikkünkben végigvesszük, hogy mikor és milyen akciókkal tehetünk igazán vonzóvá egy szakmai rendezvényt vagy konferenciát.

Hiába tud valaki mindent - vagy szinte mindent - a saját szakterületéről, egy konferencia vagy szakmai rendezvény megszervezése külön művészet. Pláne akkor, ha a rendezvény költségeit nem a cégünk marketinbüdzséjéből, hanem a regisztrált és fizető vendégekből szeretnénk fedezni. Az alábbiakban vázolt megközelítéshez Wolf Gábor, a Marketing Commando alapítója és az I Love Rendezvény szervezője volt a segítségünkre.

Stratégiai megközelítés

Egy jól felépített és sikeres rendezvényhez maga a rendezvény témája és lebonyolítása csak az egyik hozzávaló. Hasonlóan átgondolt, és következetesen végigvitt munkára van ugyanis szükség az adott konferencia marketingjében és értékesítésében, mint amilyenben a témák és az előadók vagy éppen a helyszín kiválasztásában.

Előre kell gondolkozni

Általánosan elmondható, hogy egy-egy rendezvény megszervezését - és ezzel párhuzamosan a kommunikációját - nem lehet elég korán kezdeni. Amíg azonban egy egyszeri rendezvényt elég lehet néhány hónappal az esemény előtt bevezetni, addig egy rendszeres - például évente megrendezett - konferencia esetén az értékesítési ciklusnak a teljes évet ki kell tennie.

Még az előző konferencián regisztráljon a következőre

A cél, hogy - az újságok előfizetőihez, vagy bármelyik üzlet visszatérő ügyfeleihez hasonlóan - mi is minél előbb bebiztosítsuk, hogy aki részt vesz egy rendezvényünkön, az onnan egyrészt elégedetten, másrészt pedig ne üres kézzel távozzon: ha egy mód van rá, még ott helyben regisztráljon a következő évi konferenciára.

Még a legjobb rendezvények sem maguktól lesznek teltházasak. A fotó a Marketing Commando I Love Rendezvény konferenciáján készült.Forrás: Marketing Commando

Ehhez persze valamit adni is kell, a legnépszerűbb és legvonzóbb csali pedig - mint általában - a kedvezményes ár. Minthogy ők a legkorábbi, és legbiztonságosabb ügyfelek, ők kapják a legnagyobb mértékű kedvezményt is: akár az eredetileg meghirdetett ár 50 százalékáért is regisztrálhatnak.

Rendezvény utáni előkampány

Persze azokkal az előregisztráltakkal is jól járunk, akik esetleg nem voltak ott a korábbi rendezvényünkön. Érdemes viszont egyből azt is kommunikálnunk (és az árakban is érvényesítenünk), hogy bármilyen fontosak is számunkra, mégsem fontosabbak a már meglévő és majd visszatérő ügyfeleinknél.

A gyakorlatban ez jelentse azt, hogy rögtön az előző konferencia lezárásakor indítsunk egy előregisztrációs kampányt: aki több mint hat hónappal a rendezvény előtt regisztrál - és befizet -, az az eredeti ár 60-65 százalékáért jöhet el a következő eseményre.

A "nagy kampány"

Az emberek többsége persze nem évekkel, még csak nem is fél évvel előre szervezi a naptárát. Az sem célszerű ugyanakkor, ha az utolsó pillanatra hagyjuk a regisztráltak gyűjtését.

Az ideális, ha a konferencia igazán nagy kampánya - még mindig engedményes áron - a rendezvény előtt két hónappal kezdődik, és egy hónappal a kitűzött dátum előtt ér véget.

Regisztrálni persze - a meglévő, üres helyek függvényében - még ezután is lehet majd, a kampány leteltével azonban már mindenkinek teljes árat kell fizetnie.

Az alábbiakban összefoglaljuk, hogy hogyan érdemes kommunikálni (és árazni) a következő évi szakmai rendezvényüket A könnyebb számolás érdekében az illusztrációhoz egy fiktív, százezer forintba kerülő rendezvényt használunk. A hangsúly azonban nem a számokon, inkább az arányokon van:

A rendezvény alapára: 100 000 Ft

Az előző évi rendezvény résztvevőinek, ha még azelőtt regisztrálnak a következő évire, mielőtt hazamennének: 
50 000 Ft

"Előkampány" azoknak, akik nem voltak ugyan jelen az előző rendezvényen, de hajlandóak akár egy évvel de minimum fél évvel az esemény előtt regisztrálni (és fizetni): 65 000 Ft

A "nagy" kampány, ami a kitűzött dátum előtt 2-3 hónappal kezdődik, és az esemény előtt egy hónappal ér véget: 75 000 Ft

A rendezvény ára azok számára, akik az utolsó hónapban, vagy a helyszínen fizetnek: 100 000 Ft