A közös munka határozza meg a fájlkezelés új trendjeit

Számítógépet használó emberek. illusztráció.

Fájlok ide-oda küldözgetése és örök keresgélés a dokumentumok között anélkül, hogy megtalálnánk az aktuális verziót. Ismerős a probléma? A fájlok valós idejű megosztása és a különböző eszközök támogatása alapvető a vállalatok gördülékeny működéséhez. A Revolution Sofware Kft. tanácsadója a vállalati dokumentumkezelés új trendjeiről beszélt az Üzletrésznek.

Távolodunk a munkaasztaltól

A fájlok megosztása és a különböző verziók nyomon követése minden olyan vállalkozásban és szervezetben jelen van, ahol létrejönnek papíralapú vagy digitális dokumentumok. Mivel a probléma több szintet érint, egészen a vállalatvezetéstől a pénzügyi vagy az IT-feladatokat végző kollégákig, megoldása nagyban növeli a hatékonyságot. Az iparág vezető vállalati tartalommenedzsment alkalmazásai évről-évre új fejlesztésekkel bővülnek. „A fejlesztések terén 2015-ben a csoportmunka az egyik kulcsszó. Tovább fejlődnek a fájlok megosztásának, frissítésének és szinkronizálásának a lehetőségei, lehetővé téve a tökéletes együttműködést a munkatársak között” – mondta Mészáros Tatyjána, a vállalatirányítási megoldásokkal foglalkozó Revolution Software Kft. tanácsadója.

A tartalomketelő rendszerek fejlesztésében a csoportmunka az egyik kulcsszó 2015-ben Forrás: PhotoAlto/Gérard Launet

A másik létfontosságú dolog 2015-ben a mobilelérés támogatása. Az alkalmazottak eltávolodnak a munkaasztaltól, és egyre inkább okostelefonokra és táblagépekre támaszkodnak. Az internetes forgalom több mint ötven százalékát mobileszközök generálják, és az előrejelzések szerint ez a szám még emelkedni fog a közeljövőben. Egyre több vállalat érdeklődik a bármikor, bárhonnan elérhető alkalmazások, illetve a különféle technológiával egyszerűsített csoportmunka iránt. Ehhez kapcsolódik, hogy a dokumentumkezelő rendszerek felhőből való használata lesz az új norma.

Hogy kell előzni a trendeket?

Az elmúlt néhány évben a tartalommenedzsment megoldások elfogadottsága hirtelen nőtt a kkv-szektorban. A nyerő megoldás a kkv-k számára magába foglalja az elektronikus vállalati tartalomkezelést, a felhőt, a valós idejű fájlmegosztást és a szinkronizációt a különböző mobileszközök között. Pontosan ilyen az M-Files vállalati tartalomkezelő szoftver, amely a piaci trendek előtt járva felhőből, illetve különböző mobileszközökről is működik, méghozzá úgy, hogy a versenytársaktól eltérően nem csupán böngészőből futó, ergonomikus kialakítást takar, hanem minden eszközre optimalizált alkalmazásról van szó.

Az M-Files rendszerezi az információt és automatizálja az üzleti folyamatokat Forrás: Revolution Software kft.

Az M-Files rendszerezi az információt, automatizálja az üzleti folyamatokat, és így a vállalati működés központjává válik. Vannak öt felhasználóval működő M-Files rendszerek, miközben az Egyesült Nemzetek Szervezetének Környezetvédelmi Programja (UNEP), illetve Namíbia Belügyminisztérium is teljes körűen erre a rendszerre támaszkodik az elektronikus tartalomkezelésben. A skálázhatóság mellett kedvező árának köszönhető, hogy kis vállalatok is könnyen be tudják vezetni az M-Files rendszert, hiszen a befektetés nagysága körülbelül azzal egyenlő, ha egy éven át minden nap meginnánk egy csésze kávét - és ráadásul a befektetés egy éven belül teljesen megtérül.