Veszélyes papírok: ne a takarító legyen a legtájékozottabb a cégnél

20140210 - BRUSSELS, BELGIUM: Bank concept picture. (10 february 2014) Picture by Jonas Hamers (c) ImageGlobe.

Iratkezelési szabályzat, a fontos dokumentumok meghatározása, a felesleges papírok megsemmisítése – néhány egyszerű és olcsó lépés, amely biztonságosabbá teheti a papír alapú adatkezelést a vállalkozásoknál.

Kevesen gondolnák, hogy a takarítók kis túlzással majdnem annyit tudhatnak egy-egy cég belső ügyeiről, üzleteiről, mint maguk a vállalatvezetők. Egy közelmúltban publikált felmérés szerint a megkérdezett takarítók fele pillanthatott bele bizalmas iratokba munkája közben, köszönhetően az íróasztalokon, fénymásolókban, vagy például a konyhában felejtett dokumentumoknak.

Vannak olcsó megoldások

Nyilván nem kell hosszasan részletezni, mekkora kockázattal jár egy vállalkozás számára, ha ilyen könnyen hozzáférhetőek az üzleti szempontból érzékeny információk is. Bár napjainkban egyre nagyobb hangsúlyt kap az iratkezelés digitalizálása – számos szoftver érhető el a piacon, amely lehetővé teszi a dokumentumok hatékony kezelését -, még egy kis- és közepes vállalatnál is jelentős mennyiségű papír alapú adat keletkezik minden nap.

A biztalmas iratok megfelelő, biztonságos kezelése kulcsfontosságú a vállalat számára,

ráadásul, ha sikerül jó megoldást találni, növelhetik a munkavégzés hatékonyságát is, illetve csökkenthetik a költségeket.

Nem csak a költséges megoldások segíthetnek a biztonság javításában Forrás: BELGA/AFP/ImageGlobe/Jonas Hamers

Valószínűleg sok cégvezető szembesül azzal, hogy még ha meg is van a szándék egy modern megoldás bevezetésére, a rendelkezésre álló források szűkössége miatt nem oldható meg a fejlesztés. Nos, az iratkezelés hatékonyságát és biztonságát nem csak költséges eszközök és informatikai rendszerek bevetésével, de néhány viszonylag egyszerű és olcsó lépéssel is növelhetjük.

Néhány egszerű szabály is javítja a hatékonyságot

Az első feladat egy

céges iratkezelési szabályzat kialakítása,

amit természetesen ismertetni kell a munkatársakkal is. Arról sem szabad megfeledkezni, hogy egy szabály csak akkor ér valamit, ha be is tartják, így rendszeresen ellenőrizni kell, hogy a leírtaknak megfelelően történik-e a dokumentumok kezelése.

Nem minden adat, irat egyformán fontos egy cég életében.

Célszerű meghatározni, hogy melyek azok a dokumentumok, amelyeket bizalmasan kell kezelni,

és csak az arra jogosultak férhetnek hozzá. A digitális adatok világában a megfelelő hozzáféréssel lehet ezt megoldani, a papír alapú dokumentumoknál pedig az elzárásukkal (széf, zárható szekrény, fiók). Persze a legerősebb széf sem véd, ha nincs benne a dokumentum, vagy a kulcsához bárki szabadon hozzáférhet, így arra is oda kell figyelni, hogy a használat után visszakerüljenek az iratok a biztonságos helyre.

Óvni kell az üzleti szempontból érzékeny adatokat Forrás: AFP/2008 Getty Images/Justin Sullivan

Néhány éve egy hulladékudvarban átnézték a szelektíven gyűjtött papírszemetet, és egészen megdöbbentő eredményt kaptak: a vizsgált mennyiség közel egynegyede bizalmas jellegű, visszaélésre lehetőséget adó irat volt, amit nem semmisítettek meg. Ha már elavult egy dokumentum, vagy nincs rá szükségünk, de a cég, esetleg partnerei számára érzékeny információkat tartalmaz, mindenképpen gondoskodni kell azok megfelelően biztonságos megsemmisítéséről.

Öt olcsó tipp a biztonságos iratkezeléshez

1. Részletes iratkezelési szabályzat kidolgozása, amely a dokumentum beérkezésétől az iktatáson és feldolgozáson át a megsemmisítésig a teljes életciklust végigkíséri.
2. Az alkalmazottakkal ismertetni kell az iratkezelési szabályokat, ha szükséges, akár évente ismétlődő képzéseket kell tartani.
3. Gondoskodni kell a szabályok betartásáról.
4. Meg kell határozni a bizalmas dokumentumok körét és azokat a munkatársakat, akik hozzáférhetnek ezekhez.
5. Az elavult, feleslegessé vált, de érzékeny információkat tartalmazó iratokat meg kell semmisíteni.

A cikk megjelenését a Fellowes Hungary Kft. támogatja.