Egy módszer, amivel időt nyerhet

A megbeszélések nagyon könnyedén felesleges időpazarlássá válhatnak, sőt sokak szemében a két dolog ugyanazt jelenti. Mivel azonban a meetingekre többnyire szükség van, nem árt megnézni, hogy lehet megoldani azt, hogy egy 90 perces unalmas, lélekölő és agytompító üldögélés helyett egy hatékony, produktív és hasznos összejövetelt tartson, ami mindössze 15 percet vesz el a munkaidőből. 

Ehhez Phil La Duke, az entrepreneur.com szerzője 5 tippet ajánl:

Írjon ki rövid megbeszélést

Hol van az megírva, hogy egy megbeszéléshez egy óra kell? Vagy kettő? Vagy még több, de azt talán senki nem gondolhatja komolyan... Jó módszer a tárgyalás lerövidítésére az, ha már alapból csak fél órát hirdet meg, így kevesebb értékes idő fecsérlődik el, és a lényegre kerül a hangsúly.

Legyen egyértelmű a téma, és a munkatársak is legyenek képben

Nagyon gyakran előfordul az, hogy úgy megyünk be a megbeszélésre, hogy nem tudjuk pontosan mit is kell megbeszélni. Hogy ne menjen idő azzal, hogy ezt tisztázzuk, egyértelműen fogalmazza meg miről kell beszélni és mi is történik majd, amikor ütemezi a meetinget, így egyből a dolgok közepébe tud majd csapni.

Egy jó megbeszélés inspíráló, lendületet adhat a munkához Forrás: Thinkstock

Kezdjen és végezzen időben

Ne büntessük azokat, akik pontosak! Ha valaki nem ér oda a megbeszélt időre, akkor kezdjetek nélküle. Jó trükk arra, hogy mindenkit időben betereljen a tárgyalóba, ha egy rendhagyó időpontot ad meg (például 9:00 helyett 9:07), így a munkatársak tudatosan, vagy tudat alatt, de jobban oda fognak figyelni, hogy ott legyenek kezdésre.

Ne adjon teret a Parkinson-hatásnak

Parkinson-hatásnak nevezzük azt a jelenséget, amikor egy bizonyos feladat elhúzódik csak azért, hogy kitöltse a kijelölt időtartamot. Más szóval, ha 15 percnyi anyag van, amit meg kell vitatni, de ettől függetlenül a megszokott egy órát hirdeti meg, akkor ne lepődjön meg, ha azt veszi észre, hogy mégiscsak elment az az egy óra.

Maradjon a témánál

Mindenki ismeri azt a munkatársat, akinek szokása úgy magához ragadni a szót, hogy azt aztán nem engedi el. Ezt ne engedjük! Amikor valaki olyan dologról kezd el beszélni, ami nincs benne a napirendben, udvariasan hozzuk a tudtára, hogy ha továbbra is a saját témájáról szeretne beszélni, akkor ütemezzen be egy új megbeszélést, hiszen most mással foglalkozunk. Így profi módon válik egyértelművé, hogy ez az Ön megbeszélésed és véghez szeretné vinni azokat a célokat, amiért kiírta.

„A precizitás alapfeltétele a professzionalizmusnak." – vallja Avidor András networking szakértő, a Magyar Networking Szövetség elnöke, és a BNI Magyarország vezetője. „Sokat elmond a vállalkozásról az, hogy a cégvezető hogyan bonyolítja le a megbeszéléseket és tárgyalásokat. A magabiztosság, céltudatosság és a lényegre törés – vagy éppen annak hiánya – ugyanúgy megmutatkozik a mindennapi dolgokban, mint a nagyobb horderejű történések során."