A hazai kis- és középvállaltok tipikus hibája az Így szoktuk! szellemű cégirányítás. A tulajdonosok többsége bár kiváló szakember, nagy eséllyel cégvezetési tapasztalat nélkül indított vállalkozást. Ezzel hosszútávon akár be is fuccsolhat üzlete: ahelyett, hogy idejét, energiáját fejlesztésre és növekedésre szánná, maga alá temeti az ügyvitel, az operatív működtetés.

A káosz azonban elkerülhető, ha a cégvezető megfogad néhány ügyviteli tanácsot. A xFLOWer szerint egy jól megválasztott workflow, vagyis munkafolyamat-irányító rendszer jelentősen csökkentheti a költségeket, az ügyvitelen belül akár harmadával.

Rendet kell rakni

Ha egy cégvezető felismeri, hogy káosz uralja az ügymenetet, már nyert ügye van. Akár egy kockás papíron kezdje el összeírni, milyen lépések, vagyis „munkafolyamatok" mentén dolgozik. Vagy hogyan néz ki egy szerződés életútja (hány munkatárs, partner, lépés, időpont, dokumentum játszik szerepet). Ki mit csinál és miért felel? Paradigmaváltással akár néhány hét alatt megszűnhet a sunnyogás, nincs elszalasztott ügyfél, ki nem fizetett díj, elveszett irat.

A titkárnő nem automata

Nem szerencsés, ha egy kézben van minden fő irányítás, illetve ha nem világos, mi az ügyvezető és mi a titkárnő dolga. Mert ha a titkárnő elmegy szülni, vagy csak szabadságot vesz ki, megáll az élet. Ráadásul el sem lehet bocsátani, mert felrobbanna a cég. Célszerű és hatékony, ha a feladatokban nem a kollégák, hanem a rendszer az automata. Így a konkrét ember nélkül is elgurul a gép.

Jó munkafolyamat mellett nem kell nyugibogyó sem.Forrás: Thinkstock

Meg kell osztani a feladatokat

Ez sokszor bizalmi kérdés, nem ésszerű döntés. De valójában a túlélőcsomag része. Nem lehet egyszemélyben mindent irányítani, ki kell jelölni az adott terület felelőseit és tegye egyértelművé a felelősségi köreiket. A szakértők szerint azon társaságoknál, ahol nincs szervezett munkafolyamat-kezelő (workflow) rendszer, a munkabér tizedét a semmire, például papírtologatásra költik.

Ne maradjon félbe a feladat

Ha megvan az első pontban említett itiner, célszerá lehet felkérni egy szakértőt, aki segít ezeket sorrendbe tenni, hozzárendelni a jogköröket-felelősöket-határidőket, ellenőrző pontokat, „nyomkövetőket". Így nem marad félbe semmilyen feladat, nem fordul elő döntésképtelen állapot vagy helyzet.

Kell a riasztóberendezés

A kockás lapra nem fért az ügyek mellé a határidő? Ez hiba, az az egyik legfontosabb a jó üzletmenetben, hogy ne vesszen a ködbe egyetlen ügy sem. Vagy lehetséges ügyfél. Vagy panasz. Vagy épp a cégen belüli jóváhagyó. Fontos olyan automatikus jelzőrendszert beépíteni az érintett munkatársak, felelősök gépeire, amely jelez – például kialakítható olyan iktatórendszer, ami a napi munka során jelez a határidő előtt az illetékes kollégáknak.