Akár 50 évig is meg kell őrizni egyes munkaügyi iratokat

2019.01.28. 21:20

2018. december 23-án hatályba lépett a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló 1997. évi LXXXI. törvény (Tny.) módosítása, melynek egyik sarkalatos pontja szerint az irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig kötelesek megőrizni a társadalombiztosítási nyilvántartás vezetésére kötelezett vállalkozások a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat – hívja fel a figyelmet dr. Borsy János Mátyás ügyvéd, társasági jogi és cégjogi szakjogász, a Mazars-szal együttműködő ügyvédi iroda képviselője.

Természetesen ez csak a társadalombiztosításhoz köthető iratokra vonatkozik, így olyan dokumentumokra nem, mint például önéletrajz, a munkavállaló értékelése, vagy oktatásokon való részvételének dokumentációja.

A Tny. új – december 23-ától hatályos – 99/A paragrafusa értelmében a társadalombiztosítási nyilvántartás vezetésére kötelezett vállalkozások az általuk foglalkoztatott biztosított, volt biztosított biztosítási jogviszonyával összefüggő, a szolgálati időről vagy a nyugellátás megállapítása során figyelembevételre kerülő keresetről, jövedelemről adatot tartalmazó munkaügyi iratokat a biztosítottra, volt biztosítottra irányadó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig köteles megőrizni. Ez például egy 16 éves diák munkavállaló esetében előreláthatóan minimálisan 54 év.

Abban az esetben, ha a nyilvántartásra kötelezett jogutód nélküli megszűnik, köteles bejelenteni a fent nevezett munkaügyi iratok őrzésének helyét a székhelye, telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek.

2024-től akár több mint 50 évig is őrizni kell a tb-vel kapcsolatos munkaügyi iratokat egy friss törvénymódosítás hatásáraForrás: Shutterstock

Az új előírás az állami nyugdíjbiztosítás rendszerének azon régi dilemmáját hivatott feloldani, miszerint a munkáltató (volt munkáltató) a megállapító szerv felhívására köteles (az általános elévülési időt jóval meghaladó korábbi időszakról is) a nyugellátás megállapításhoz szükséges adatot szolgáltatni (korábbi adatszolgáltatását pótolni, esetleg kijavítani), miközben nem létezett arra vonatkozóan egyértelmű előírás, hogy az ezt megalapozó okmányokat kötelező öt, illetve nyolc éven túl is megőrizni.

Az új előírás ténylegesen csak öt év múlva jelent többletfeladatot egy élő, működő cégnek, hiszen a jelenlegi munkavállalóival kapcsolatos okmányokat ez ideig egyébként is meg kellene őriznie. Ugyanakkor, ha a cég jogutód nélkül megszűnik, az iratok őrzésének helyét a végelszámolónak vagy a felszámolónak be kell jelentenie a nyugdíjbiztosítási szervnek, illetve köteles teljesíteni az elmaradt adatszolgáltatást.

Azonban továbbra sem lehet számon kérni a 2018. december 23. előtt „eltűnt" öt évnél régebbi iratanyagot.

A témáról bővebben is olvashatnak Azüzletem.hu cikkében, melyből írásunk is készült.