Küzdenek a hazai kkv-k a digitalizációval

2019.08.30. 19:02

A legtöbb magyar vállalkozásnál nincsenek tisztában a saját folyamataik hatékonyságával, ha pedig esetleg szeretnék átlátni azt, hogy "hányadán állnak", legtöbbször a kesze-kusza Excel-táblákból igyekeznek tájékozódni. Holott igény az lenne arra, hogy a digitális útra lépjenek, de nem tudják hogyan tegyék meg az első lépést, addig viszont sokan gyakorlatilag "érzésből" viszik a cégeiket. Egyebek mellett ez derül ki a Cégmenedzser kutatásából, amelyet kétezer magyar kkv részvételével készítettek.

Alig 20 éve még szinte a könyvelés mentén vezették a cégeket, ám ma már az ERP (vállalatirányítási) rendszereknek köszönhetően valós időben szerezhetünk információt a vállalatunkról. Teljes iparágak alakulhattak így át" - kezdi Jagodics Tamás, a Cégmenedzser ügyvezetője, hozzátéve azt is, hogy nem mindenki tartja azonban a lépést a digitális fejlődéssel.

Ez derül ki az Európai Bizottság felméréséből is, amely szerint a magyar kis- és közepes vállalatok mindössze 13 százaléka számít digitálisan fejlettnek és alig több mint egy százalékuk tartozik a nagyon fejlettek, vagyis azok közé, akik például vállalatirányítási és ügyviteli rendszereket is használnak. Az Európai Unióban egyébként átlagosan 18,5 százalék számít digitálisan fejlettnek, kiemelkedő Dánia, ahol a kkv-k több mint harmada, vagyis 36 százaléka tartozik ebbe a csoportba.

Hosszú út áll még a magyar KKV-k előtt a teljes digitalizáció feléForrás: Helloquence / Unsplash

A szakember szerint az eddig is ismert volt, hogy nem állunk túl jól a digitalizáció terén, ám sok probléma hátterére és részleteire csak most derült fény.

Általános a hazai vállalkozások körében, hogy nem látják át a projektjeiket, nem tudják, hogy melyik kolléga mikor mit csinál, a saját folyamataik követésére és ellenőrzésére nem használnak automatizmusokat, sőt, a legtöbben a mai napig Excel-táblákban vezetik a cég adatait, így fordulhat elő az, hogy sokszor napokig tart az, hogy átlássanak bizonyos folyamatokat.

A Cégmenedzser kutatásában résztvevő mintegy kétezer kkv túlnyomó része, több mint 80 százaléka a 100 millió forint alatti éves árbevétellel rendelkező vállalatok közül került ki. Jellemzően legfeljebb 10 főt foglalkoztatnak, 64 százalékuk szolgáltató, 13 százalékuk gyártó, míg 22 százalékuk kereskedő cég.

A felmérésből kiderült az is, hogy a magyar kkv szektorban tevékenykedő cégvezetők milyen módon sajátították el a vállalatirányításhoz szükséges képességeket. A válaszok alapján úgy tűnik, hogy a cégvezetést főleg a gyakorlatban lehet elsajátítani, hiszen a válaszadók több mint 60 százaléka beletanult ebbe. Érdekesség, hogy majdnem 40 százalékuk úgy véli, hogy személyiségéből fakadóan, ösztönösen sajátította el a cégvezetéshez szükséges képességeket. A magyar kkv-k jelentős része ráadásul könyvek alapján működik, azaz a válaszadók több mint harmada könyvből is sokat merített a szakmájához. Ilyen tekintetben a negyedik helyen végeztek a tréningek.

A magyar KKV-k vezetőinek 40 százaléka úgy gondolja, hogy ösztönösen vált belőle főnökForrás: Hunters Race / Unsplash

Azzal kapcsolatban, hogy ki mennyire látja át a saját cégénél a mindennapi folyamatokat és a működést, árulkodó adat az, hogy majdnem minden ötödik kkv-t, (azaz a válaszadók 18 százalékát) a könyvelő értékeli, mert a könyvelés minden adatot tartalmaz és úgyis az alapján kell adót fizetni. Jagodics szerint a könyvelőre bízni a cégünk értékelését majdnem olyan, mintha "vissza-pillantóból vezetnél autót. Hiszen ha a könyvelőnek leadjuk a papirokat és mondjuk negyedéves áfán vagyunk, akkor a valós események után négy hónappal később látjuk csak azt, hogy mi történik a cégünkben. Ráadásul nem biztos, hogy a könyvelő azokat az adatokat látja, amelyek relevánsak az ügyvitel szempontjából. Hiszen előfordulhat az, hogy egy projekt rendkívül nyereségesnek tűnik, ám ha összeírnánk azt, hogy mennyi munkaidőt és energiát fordítottunk rá összesen, könnyen kiderülhet, hogy óriási veszteség van mögötte. Ezeket az összefüggéseket nem látja egy könyvelő." 

A kutatásból látszik az is, hogy hiába állnak alacsony digitalizációs szinten a magyar kkv-k, 24 százalékuk szinte azonnal teljes körű, valós adatokat tud szerezni a döntéseikhez, de a cégek több mint felének is legfeljebb csak 3 napra van szüksége. "A kutatásban résztvevő vállatok 3 százaléka használ valamilyen ügyviteli szoftvert, vagyis a többieknél az ilyen fokú gyorsasághoz és precizitáshoz jelentős humán erőforrásra van szükség, ami megfelelő bérezés mellett rendkívül megterhelő lehet egy-egy vállalkozás számára" - hívja fel a figyelmet Jagodics.

Az alacsony digitalizációra utal az az adat is, amely szerint a magyar kkv-k körében az Excel és a számlázó program messze a legkiemelkedőbb és legtöbbet használt szoftver.

70 százalékuk használ Excelt, míg kevesebb mint 10 százalékuk alkalmaz valamilyen CRM-, vagy vállalatirányítási rendszert. A válaszadók több mint 10 százaléka gyártó cég, akik közül csak alig minden ötödik használ valamilyen termelésirányítási programot, vagyis a gyártók nagy része még manapság is Excel-táblák segítségével kezeli a gyártási folyamatokat.

Jelentős erőforrást igényel a magyar KKV-k részéről, hogy kiderítsék hányadán áll a cég valójábanForrás: Austin Distel / Unsplash

Az ilyen rendszerek mellőzése látszik a kkv-k által meghatározott leggyakoribb problémákon is. A válaszadók 58 százaléka szerint a legkomolyabb kihívás az, hogy az ügyfeleik utánkövetése nem automatizált, inkább esetleges. A kkv-k több mint harmada küzd azzal, hogy a vezetők számára fontos információhoz (pl. pénzügyi adatok, gyártással, humán erőforrással kapcsolatos információk, nyereségesség) csak sok kutatómunka után jut hozzá. Majdnem 40 százaléknál az is gondot okoz, hogy sok időt vesz igénybe a dokumentációk előkeresése, nem ritkán több munkatársat is be kell vonniuk ilyenkor. A különböző ügyviteli szoftverek mellőzését jelzi, hogy a válaszadók harmadánál nem látják át menet közben a projektek nyereségességét, azaz nincsenek tisztában azzal, hogy egyáltalán megéri-e az adott munka, amivel foglalkoznak, vagy sem. 

Hogy mennyire nem világos sokak számára az, hogy mi történik pontosan a cégükkel, azt jelzi az is, hogy a közel kétezer válaszadó 36 százalékánál előfordult már az, hogy kapott adatokat a cégéről,

de úgy érezte, hogy mégsem stimmel valami. Például nem volt szinkronban a cég adóbevallása és a bankszámlaegyenleg. Az alacsony digitalizáció hátrányait a legtöbben a bőrükön érzik, ugyanis a kkv-k 76 százaléka szerint növekedni tudna a cége, hogyha minden dokumentáció visszakereshető lenne. Jagodics szerint "ez is mutatja azt, hogy igenis szeretnének a digitalizáció útjára lépni a vállalkozások, tudják, hogy gyorsabbak lennének a folyamatok, gördülékenyebben mennének a mindennapok, valamiért mégsem teszik." Sőt, a cégtulajdonosok 85 százaléka úgy gondolja, hogy nyugodtabban és eredményesebben tudná vezetni a cégét, amennyiben minden adatot pontosan látna."