Mit tegyünk, ha hív a NAV az online számla-eltérések miatt?

Az adóhatóság a moratórium lejártához közeledve fokozottan vizsgálja a cégek online számla adatszolgáltatását, a belföldi összesítő nyilatkozatokkal is összeveti a beküldött számlaadatokat. Az online számlaadat-szolgáltatás jogszabályi változásai és a Nemzeti Adó- és Vámhivatal (NAV) digitalizációs törekvései miatt előtérbe kerül az adatszolgáltatások minőségének vizsgálata - írja az RSM blogja.

Tapasztalataink alapján az adóhatóság a moratórium lejártához közeledve fokozottan vizsgálja a kimenő számlák online adatszolgáltatását és az ugyanerről a számláról a vevő által jelentett belföldi áfaösszesítő nyilatkozatában szereplő értékeket - írja friss blogbejegyzésében Németh Lilla, az RSM Hungary adóüzletágának igazgatója.

Amennyiben az adóhivatali kockázatelemző rendszer eltérést észlel a két adathalmaz között, megkeresésekre számíthatunk az adóhatóság részéről.

Ezt azonban meg lehet előzni, melyhez az igazgató a két fontos tippet is ajánl.

Hogyan előzhetjük meg a NAV hívását?

Egyfelől fontos a számláink folyamatos monitorozása. Győződjünk meg róla, hogy minden jelentésköteles számla valóban jelentésre is került a NAV felé.

Fokozottan szükséges figyelni és ellenőrizni a számlajelentéseket, pl. internetleállás, üzemszünet vagy programhiba fennállását követően.

Az elmulasztott adatszolgáltatást a hiba elhárítását követően azonnal pótolni szükséges, tekintve, hogy az adóhatóság a vevőink belföldi áfaösszesítő nyilatkozatából (M-lap) értesül a számla létezéséről.

A 2020. júliusi 1-i változások kapcsán a számla adattartalmát leképező XML fájl struktúrája mellett az adatszolgáltatás titkosítása és a végpontok megadása is megújult. A verzióváltások okán is mindenképpen ajánlott az adatszolgáltatások sikerességének az ellenőrzése.

A másik fontos dolog pedig a számlaadatok helyességének ellenőrzése.

A sikeres adatszolgáltatás megtörténte még nem garantálja a jogszabálynak megfelelő riportálási kötelezettség teljesítését, az Online Számla felületre történő számlaadat befogadása csupán félsikernek tekinthető.

Az alábbi felsorolásból kiderülnek a leggyakoribb problémák, amelyek hamar szemet szúrnak az adóhatóságnál:

• nem arra a partnerre történik a jelentés, akinek kiállítottuk a számlát
• érvénytelen vagy karakterhibás adószámot adunk meg, a partnertörzs nem megfelelő karbantartása következtében
• a számlaszám nem karakterpontosan kerül jelentésre
• a teljesítési dátum helyett a számla kelte kerül megadásra

Fontos, hogy a számlázó rendszerünk mind számvitelileg, mind pedig informatikailag hibamentesen szolgáltassa az adatokat a NAV felé Forrás: Northfoto

Amikor mégis hív a NAV...

Amennyiben telefonos megkeresést kapunk a fentebb részletezett eltérések miatt az adóhatóságtól, első körben a körülmények tisztázására és javításra szólít fel bennünket az adóhivatal. Amikor sem a számlakiállítónál, sem a befogadónál nem eredményes az adóhivatali adategyeztetés, és a NAV nem kap kielégítő választ arra vonatkozóan, hogy miből adódik az online számla jelentés és az M-lap adatai közti eltérés, úgy jogkövetési vizsgálat indulhat.

A jogkövetési vizsgálat során a számlaadat-szolgáltatási folyamatok feltérképezése mellett a NAV szélesebb körű ellenőrzést folytat, melynek során előtérbe kerülhet:

• a vállalatirányítási rendszer (ERP) működése,
• a számlázó program zártságára vonatkozó nyilatkozat,
• az adatexport előállításának képessége és helyessége,
• a számlakép és az azt leképező xml fájl egyezősége,
• számlázási folyamatok működése,
• nyilvántartások jogszabályokban előírt megfelelősségének vizsgálata (pl: ÁFA analitika).

Az adatszolgáltatás minőségét tehát adóügyi és informatikai szempontból is ellenőrizni szükséges.

Ezzel lehet bizonyosan megfelelni az áfatörvénynek és a NAV által közzétett fejlesztői dokumentációban foglalt követelményeknek, melyekhez érdemes az adózás és az informatika terén is jártas szakértő bevonása.

Az adóhatóság 2020. szeptember 30-ig adott haladékot az új jogszabályi követelményeknek való megfeleléshez.

A moratórium lejártával a szankcionálás értéke elérheti a számlánként maximálisan kiszabható 500 ezer forintot,

ennél fogva a számlázási gyakorlat és az adatszolgáltatás folyamatának felülvizsgálata minden eddiginél égetőbb feladat lehet minden vállalkozásnál.

Az adóhatóság által az online számla rendszerben és a NAV honlapon elérhetővé tett lekérdezési szolgáltatásoknak köszönhetően az ellenőrzés nagy része automatizáltan is elvégezhető az erre a célra fejlesztett digitax szoftverek használatával. Számos társaság oldotta meg az adatszolgáltatás ellenőrzését technológiai tanácsadóink segítségével, ha kérdése lenne, még van lehetőség felkészülni a moratórium lejártáig.

Forrás: RSM.hu