Vállalkozások ezreit érintette már a 2020. júliusi változás, amikor az online számlaadat-szolgáltatási kötelezettséget kiterjesztették minden olyan bizonylatra, mely belföldi vállalkozás részére kerül kiállításra. A változásoknak azonban még nincs vége, 2021. január 1-jén újabb körben bővül az adatszolgáltatásra kötelezett számlák köre. Sárospataki Albertet, a Billingo online számlázó vezérigazgatóját kérdeztük az új szabályokról.

Forrás: billingo.hu

Mennyiben érinti a vállalkozások számlázását a január 1-jei változás?

Az online adatszolgáltatási kötelezettség sokak számára egyáltalán nem újdonság, hiszen 2018. július 1-je óta része a vállalkozások mindennapjainak. Idén júliusig azonban csak azokra vonatkozott, akik minimum 100 000 Ft áthárított áfatartalmú számlát állítottak ki belföldi adóalany számára.

A nyári változások során az adatszolgáltatási kötelezettséget kiterjesztették minden belföldi vállalkozás számára kiállított számlára függetlenül attól, hogy áfás vagy alanyi adómentes, és mekkora összegről készült a bizonylat. Mivel sokan csak magányszemélyek részére számláznak, ezért őket továbbra sem érintette a plusz adminisztráció.

2021. január 1-jén azonban a kötelező számlajelentés már mindenkire ki fog terjedni, így a külföldi vállalkozásoknak, valamint az összes magánszemély számára készített számla információit be kell küldeni az adóhatóságnak. Az adatszolgáltatás a nyugtákra nem vonatkozik.

Hogyan teljesíthető a kötelező adatszolgáltatás?

A számlák adatait a NAV Online számla rendszerében kell rögzíteni. Ehhez minden vállalkozásnak regisztrációra van szüksége az adóhatóság platformján, akár kézi számlát állít ki, akár számlázó programot használ. Amennyiben az áthárított áfatartalma nem éri el az 500 000 forintot, úgy 4, azt meghaladó áfatartalom esetén 1 nap áll rendelkezésre. Érdemes nagyon komolyan venni a határidőt, hiszen ennek elmulasztása többszázezres büntetést vonhat maga után számlánként. Ha belegondolunk, akkor ez óriási adminisztrációs teher, hiszen akár 1, akár 50 számlát készít egy cég, mindegyik bizonylat adatait fel kell vinni. A manuális rögzítés azokat érinti, akik kézi számlát készítenek.

Akik online számlázó programot használnak, azoknak lényegesen egyszerűbb a helyzetük. Nekik a NAV rendszerében a regisztrációt követően létre kell hozniuk egy technikai felhasználót és legenerálni egy XML aláíró- és cserekulcsot, így néhány kattintással össze tudják kötni számlázó programjukat az Online számlával, és innentől kezdve automatikussá válik az adatszolgáltatás. Nem kell attól tartaniuk, hogy hiányos az információk feltöltése, vagy kicsúsznak a határidőből.

Mi a tapasztalat, mennyire nyitottak a vállalkozások az online számlázásra?

Július 1-je előtt azt tapasztaltuk, hogy sokan még mindig görcsösen ragaszkodtak a számlatömbjeikhez. Ez volt a megszokott, a biztos számukra. Az adatszolgáltatási kötelezettség kibővítése azonban olyan kihívások - elsősorban plusz adminisztrációs terhek elé - állította a kézi számlásokat, hogy sokan vettek egy nagy levegőt és belevágtak az online számlázásba. És utólag rendkívül hálásak, sokszor teszik fel maguknak a kérdést, hogy miért nem kezdtem korábban?!

Azok között, akik főleg magánszemélyeknek számláznak, még mindig bőven akadnak megrögzött számlatömb használók. Pedig az online számázás lényegesen egyszerűbb és gyorsabb. Bárhonnan, bármikor elérhető, a számlák szükség esetén mobil blokknyomtatóval azonnal kinyomtathatók. Így akkor sem probléma a használata, ha valaki irodán kívül, terepen dolgozik. Elég hozzá egy mobiltelefon és internet kapcsolat. Mivel januártól minden számláról adatot kell szolgáltatni, az sem kifogás többé, hogy nem használok számítógépet vagy mobiltelefont. Aki kézzel számláz, dupla munkát csinál magának. Először megírja a számlát, az Online számla rendszerébe azonban mindenképp fel kell töltenie az információkat, amihez elengedhetetlen interneten kapcsolódnia. Akkor nem egyszerűbb pár kattintással kiállítani a bizonylatot egy NAV kompatibilis online számlázóval, ahol az adatszolgáltatás automatikus? A válasz azt hiszem, egyértelmű.

Mennyire költséges az online számlázás?

Az online számlázás nagyon költséghatékony megoldás. Gondoljunk csak arra, hogy a számlatömb sincs ingyen, a kézi számlákat postázni kell, vagy a könyvelési anyagot futárral eljuttatni a könyvelőhöz. Mindez rengeteg pénz, idő és energia. A Billingónak van teljesen ingyenes verziója, amely azok számára kiváló, akik egyszerű számlázási feladatokat végeznek, így például kezdő vállalkozóknak. Korlátlan mennyiségben állíthatnak ki papír alapú számlákat, automatizálhatják az adatszolgálatást, hozzáférést adhatnak könyvelőjük számára, fizetési felszólításokat küldhetnek. A fizetős csomagokban kényelmi funkciókat kapnak a vállalkozások. Például teljesen automatikussá tehetik a számlázásukat, használhatják a számlaismétlés funkciót. Mennyiségi korlát nélkül készíthetnek elektronikus számlákat, az API hozzáférés biztosítja a számlázó program összekötést webshopokkal és más rendszerekkel. Július 1-je óta visszahúzhatók a NAV Online számla rendszeréből azok a számlák, amelyeket a vállalkozó kapott. Így mind a kimenő, mind a bejövő számlákat egy helyen lehet kezelni, ezáltal sokkal átláthatóbbá válik az aktuális pénzügyi helyzet, a cash flow. A könyvelői hozzáféréssel a könyvelő egyszerűen le tudja tölteni a számlákat, meggyorsítva a munkát. Nem kérdés, hogy ha igazán XXI. századi vállalkozást szeretnénk, akkor az online számlázás a legjobb megoldás.