Tavaly a covid vírus terjedésének köszönhetően kihirdetett veszélyhelyzetre tekintettel egy kormányrendelet lehetőséget biztosított a gazdasági társaságoknak arra, hogy a számviteli beszámolóikat a megszokott május 31. dátum helyett legkésőbb szeptember 30. napjáig helyezzék letétbe – hívták fel az Origó figyelmét a Kovács Réti Szegheő Ügyvédi Iroda szakértői.

Ez a határidő-hosszabbítás azonban a 2021. évben jelenleg nem biztosított és már nem is várható, így az éves beszámolókat május 31. napjáig a társaság legfőbb szervének el kell fogadnia és letétbe helyeznie.

A legfőbb szerv gyűlésének összehívása - különösen egy tagoknak megfelelő időpont kijelölése - azonban nehézségekbe ütközhet, amelyet manapság még a vírushelyzet is tovább nehezít, hiszen veszélyhelyzetben személyes jelenlét mellett legfőbb szerv ülése nem tartható.

Ezen problémákra ugyanakkor léteznek megoldási lehetőségek, amelyekkel teljes mértékben megkönnyíthetjük a taggyűlések lebonyolítását.

Először is a veszélyhelyzet ideje alatt a társaságok még a létesítő okirat rendelkezése hiányában is alkalmazhatnak elektronikus hírközlő hálózatot (skype, google meet, zoom, teams), valamint ülés tartása nélkül (írásbeli határozathozatal) is meghozhatják a szükséges döntéseket.

Az ülés tartása nélküli döntéshozatal során az ügyvezető megküldi a tagok számára a határozatjavaslatot, amely határozati javaslatokra való szavazási határidő a kormányrendelet szerint 15 nap, míg a létesítő okiratban legalább 8 napban kell meghatározni.

Az e módon leadott szavazatokra, illetve eljárásra ugyanúgy alkalmazandóak a Ptk.-ban, illetve a létesítő okiratban meghatározott szabályok, így például a szavazati arányokra, a határozatképességre vonatkozóan, vagy hogy az adott határozati pontnál ki nem jogosult szavazni.

A határozat meghozatala – amennyiben valamennyi tag leadja a szavazatát a határidő előtt –az utolsó szavazat beérkezésének napja, egyéb esetben a szavazásra megadott határidő utolsó napja.

Ekkor az ügyvezető összesíti a szavazatokat, amely dokumentum a változások cégjegyzéken történő átvezetéséül szolgál majd, ezt követően az ügyvéd csupán a határozat alapján hatályosítja a létesítő okiratot, így annak tagok általi aláírására sincs szükség.

Jelentős kényelmet jelenthet továbbá, hogy a szavazólapok aláírása megvalósulhat elektronikus úton is, akár az AVDH, akár más elektronikus aláírást szolgáltató útján is (microsec, e-személyi), amellyel a dokumentum nyomban teljes bizonyító erejű okiratként kerül aláírásra, elkerülve ezzel továbbá a postázás okozta időkiesést is.

Forrás: 123RF

Mindezek alapján javasolt a beszámoló elfogadása mellett a létesítő okirat módosítása is, lehetővé téve mind az elektronikus hírközlő hálózat alkalmazása útján tartott legfőbb szervi ülést, mind az ülés tartása nélküli határozathozatalt, szabályozva az eljárást – különös tekintettel a határidőkre – is

Mindezzel jelentősen megkönnyíti a jövőben a határozathozatalt és így az igényelt változások átvezetését, hiszen a megfelelően előkészített céges iratok esetében az aláírás perceken belül megtörténhet és valamennyi tag együttműködése esetén az előkészítést követően egyetlen napon belül benyújtható a változásbejegyzési kérelem.