Kisegíti a cégvezetőt az online titkárnő

Vonzó munka az otthoni irodából egyszerre több cég adminisztratív teendőit intézni: számlázni, a beérkező telefonokat megválaszolni, a vezető naptárát vezetni, álláshirdetést feladni vagy adatokat gyűjteni. Egyelőre kevés online titkárnő dolgozik Magyarországon, aminek az oka a vezetők ódzkodása. Pedig egy kisvállalkozónak kifejezetten hasznos lehet a távoli asszisztencia.

Az online titkárnők otthoni irodájukból látják el az őket megbízó vállalatok asszisztenciáját: levelezést bonyolítanak le, fogadják a beérkező hívásokat, faxolnak, szkennelnek, kezelik a megrendeléseket, adatot rögzítenek, számláznak, Excel táblákat, Powerpoint bemutatókat készítenek.

Az USA-ban terjed, nálunk lassú a bővülés

A web-asszisztencia külföldön több éves múltra tekint vissza, az Egyesült Államokban például már külön iparág szerveződött az online titkárnők köré: könyvek jelennek meg a témával kapcsolatban, web-asszisztenseket közvetítő cégek kezdték meg működésüket.

"Magyarországon a szolgáltatás egyelőre gyerekcipőben jár, itthon mindössze néhány tucat online titkárnő található. Az ok: a hazai cégek többsége nem ismeri ezt a lehetőséget, sokan arról sem tudnak, hogy létezik ilyesmi. Épp ezért nem is alkalmaznak online titkárnőket" - állítja Déri Tamás, a Magyar Távmunka Szövetség szakmai alelnöke. "Az is problémát jelent, hogy a vezetők továbbra is úgy tartják: asszisztensüknek fizikailag is ott kell lenni mellettük. Pedig a feladatokat ugyanúgy el tudjuk látni otthoni irodánkból is. A telefonokat fel tudjuk venni, az e-maileket meg tudjuk válaszolni. Ráadásul a folyamatos kommunikáció sem jelent gondot, mobilon vagy azonnali üzenetrendszeren keresztül mindig elérhetőek vagyunk" - mondja Baráth Mimi, aki 2,5 évig dolgozott online titkárnőként, majd a csekély kereslet miatt kénytelen volt visszatérni a munkaerőpiacra. A hölgy ma már csak másodállásban végzi e tevékenységet, mert mint mondja: csak így éri meg.

Sokan a bizalmas információk miatt ódzkodnak

Az érem másik oldala, hogy sok cégnél az asszisztensi munka bizalmi pozíció. Sok cégvezető nem bíz bizalmas információkat olyan külsős megbízottakra, akik nem az iroda falain belül dolgoznak. Induló kisvállalkozásnak mindenesetre az adminisztratív ügyek elintézésére hasznos lehet egy online asszisztens. "Egy profi minden eszközzel rendelkezik, ami egy iroda működéséhez szükséges: szoftverekkel, faxgéppel, szkennerrel, telefonnal, fénymásolóval. Erre tehát nem kell költenie a kisvállalkozónak, elég csak kiadnia a feladatot" - mondja Sevcsik Mariann online titkárnő.

"2002-ben kezdtem el keresgélni az akkori munkahelyem helyett, mellett plusz munkát, de nem igazán találtam. Nézelődtem az interneten, ahol ráleltem egy cikkre, amely egy ausztrál hölgyről szól, aki otthonról végez adminisztrációs munkát több cégnek. Nagyon tetszett a koncepció, és úgy döntöttem, megvalósítom én is itthon. Még abban az évben készítettem egy honlapot, amit aztán elkezdtem reklámozni, emellett cégeket kerestem fel a szolgáltatásaimmal. Egy idő után kialakult a fix ügyfélköröm. Jelenleg több céggel és szervezettel dolgozom egyszerre. A vállalatok egyébként főleg csak részfeladatokkal bíznak meg - gépelés, telefonügyelet -, komplex irodai szolgáltatásra ritkábban van szükségük" - avatott be.

Így zajlik egy munkanap

"A napomat általában reggel kilenckor kezdem el, ekkor bekapcsolom a gépet, megválaszolom az addig érkezett céges leveleket. Ezután átnézem, milyen egyéb adminisztratív munkák várnak rám. Ha cseng a telefon, felveszem, beszélek az ügyfelekkel, tájékoztatom az érdeklődőket. Emellett folyamatosan online vagyok, hogy ha bárki bármilyen új feladatot bíz rám, akkor teljesíthessem azonnal" - tette hozzá Sevcsik Mariann.

A másodállásban titkárnőként dolgozók napja hasonló ütemben zajlik: Szűcsné Ferenczy Ildikó délután háromig a munkahelyén dolgozik, ezután tér haza az otthoni irodájába, amelyet a nappaliban alakított ki. " Természetesen amennyiben a megbízásom arra szól, hogy egész nap kezeljem a telefonokat, vagy válaszoljak a bejövő levelekre, akkor azt is meg tudom oldani, a munkahelyem ebből a szempontból rugalmasnak számít. Tudják, mivel foglalkozom, és nem jelent nekik problémát. A cégek zöme egyébként adatgyűjtési munkákkal bíz meg. Az internetről kell beszereznem cégekről különböző információkat, majd Excel táblába gyűjtenem őket. Gyakori emellett, hogy hirdetéseket kell feladnom, amelyben munkatársakat vagy ügyfeleket keresnek. A telefonok kezeléséről szóló megbízás is jellemző. Ekkor átirányítják a hívásokat, amelyeket felveszek, majd tájékoztatom a megbízót a tartalmukról" - tájékoztatott Szűcsné Ferenczy Ildikó.

Vonzó a kötetlen munkaidő

Sevcsik Mariann számára a munkában a kötetlen munkaidő is vonzó. "Természetesen vannak kötött részek, de az időm nagy részét így is magam osztom be. Emellett ez egy kényelmes megoldás is, hiszen otthonról dolgozom, ugyanakkor nem kell egy helyben ülnöm, tudom végezni közben a saját dolgomat is. Ami még pozitív, hogy a feladatok változatosak: a cégek más-más munkákkal bíznak meg, ami motivál" - mondta el.

A kötetlen munkaidő azonban sokszor túlmunkát jelent. Szűcsné Ferenczy Ildikó például arról számolt be, hogy gyakran megesik, hogy hajnali háromig ül a gép előtt. "Lehet, hogy másnap nincs semmi munka, viszont ha határidős feladatról van szó, akkor még aznap el kell készítenem, nem késlekedhetek" - állítja.

Hogyan szerezzünk ügyfelet?

Ügyfeleket egyébként a legegyszerűbb módon úgy lehet szerezni, ha a titkárnő átböngészi az állásportálok hirdetéseit, amelyekben részmunkaidős asszisztenseket keresnek. "Ezekre át szoktam küldeni az ajánlatomat, és már született is megbízásom ily módon" - tájékoztatott Szűcsné Ferency Ildikó.

Aki kedvet kapott a virtuális titkárnő szakmához, annak előtte nem árt átgondolni: valóban alkalmas-e rá. Sevcsik Mariann szerint csak annak érdemes belevágnia, aki saját magának tud feladatokat adni, el tudja látni saját vállalkozásának menedzselését, marketingjét, pénzügyi feladatait. Emellett komoly és széleskörű gyakorlati tapasztalata van az általa kínált szolgáltatási területen.

"Pályakezdőknek nem ajánlanám. Legalább 10 év (minimum 5 év) gyakorlati tapasztalat szükséges ahhoz, hogy ezt a munkát össze tudja szervezni, és eredményesen tudja csinálni valaki. A vállalkozói szemlélet szintén elengedhetetlen. Emellett egyszerre kell megfelelni több ügyfél igen különböző igényeinek, ami szintén nem egyszerű feladat és külön személyiséget igényel" - sorolta az elvárásokat a szakember.

Így lehet belevágni

Ahhoz, hogy valaki belekezdjen a vállalkozásba, nem elég a számítógép és az internet. Jó, ha van mikrofonos fejhallgatója, nyomtatója, fax-gépe, szkennerje. Szükség van szoftverekre is: szövegszerkesztő, táblázatkezelő, vírusirtó, tűzfal. "Ezekből vannak ingyenes megoldások is, bár velük nehezebb a munka, mivel a megrendelőknek általában a legelterjedtebb Windows és Office programok vannak, és azzal nem mindig kompatibilisek az ingyenes variációk. Mindenkinek csak azt tudom tanácsolni, hogy először komolyan, több helyen olvasson utána a lehetőségeknek, a kötelezettségeknek, mindennek, és az alapján, illetve - átgondolva, hogy ő mihez ért a legjobban, lehetőleg jobban mint mások - milyen szolgáltatást szeretne kínálni, kezdje összeállítani az ahhoz szükséges dolgokat. Én se két perc alatt döntöttem és hoztam össze az e-titkárságot, a honlapom összerakása előtt kb. fél évig információkat gyűjtöttem. Most már egyszerűbb, mert nem csak külföldi példák vannak" - ad tanácsot Sevcsik Mariann.

Oroszi Babett