10 Google szolgáltatás, ami hatékonnyá teszi a közös munkát (2. rész)

Cikkünk első részében bemutattunk öt, viszonylag jól ismert Google szolgáltatást, ami nagyban növelheti a közös munka hatékonyságát. A mostani, második részben olyan, kevésbé ismert szolgáltatásokra fókuszálunk, amelyek nemcsak kiválthatnak fizetős szoftvereket, de a kollaboratív megoldásaik révén szintén képesek jelentősen átalakítani az irodai munkát.

Google Dokumentumok

Az egymással megosztott, akár párhuzamosan is szerkeszthető dokumentumok forradalmasították azt, amilyennek korábban a szöveges fájlok, táblázatok vagy prezentációk kezelését ismerhettük. Miközben a Google Dokumentumok lényegesen kevesebb funkcióval rendelkeznek a mindenki által ismert Microsoft Wordhoz, Excelhez vagy PowerPointhoz képest, a tapasztalat az, hogy egy átlagos felhasználó a rendelkezésre álló lehetősége töredékét sem használja ki.

Ezt a relatív hátrányt a Google ugyanakkor számos előnnyel ellensúlyozza. A Google Dokumentumok használatához például elég egy böngésző, nem kell külön szoftvert telepíteni a számítógépre, a biztonsági mentés pedig (amíg az internetkapcsolat él) automatikusan megtörténik, így nem kerülünk olyan helyzetbe, hogy több órányi munkánk száll el egy programhiba miatt. A kifinomult megosztási lehetőségek valós időben mutatják a dokumentum legfrissebb állapotát, így gyakorlatilag kizárt, hogy a párhuzamosan dolgozó munkatársak véletlenül felülírják egymás verzióit.

Tipp: A Google dokumentumainkat a könnyebb áttekinthetőség érdekében hierarchikus könyvtárakba rendezhetjük, a megosztáskor pedig eldönthetjük, hogy csupán megtekintési vagy szerkesztési jogot is adunk az adott kollégának.

Google Hangouts

A korábban Gtalkként ismert csevegő-applikáció a közelmúltban jelentősen kibővített funkciókörrel, Google Hangouts néven indult újra. A „hagyományos” valós idejű beszélgetésen, chatelésen kívül mostanra többszemélyes beszélgetések, hanghívások, konferenciahívások, sőt, akár videóhívások is lebonyolíthatóak a Hangouts felületén – teljesen ingyen! A mostani benzinárakat tekintve egy ehhez hasonló szolgáltatás értéke szinte felbecsülhetetlen is lehet.

Google szolgáltatások a hatékonyabb közös munkáért Forrás: [origo]

Tipp: A Google Hangout részeként hozzáférhető Screenshare applikáció lehetővé teszi, hogy egy videóhívás közben a felhasználók megosszák egymással a képernyőjük aktuális tartalmát. Ez a funkció rendkívül jól használható olyankor, amikor közösen kell végigbeszélni egy-egy dokumentumot, szerződéstervezetet vagy projekttervet.

Google Translate

A Google fordítószoftverén sokan és sokszor élcelődtek már, ám praktikus jelentőségét, és a benne rejlő lehetőséget aligha lehet túlbecsülni. A belőle kapott mondatok talán magyartalanok, és sokszor tartalmaznak nyelvtani hibákat, azonban a lehetőség, hogy szinte bármilyen ismeretlen nyelvű szöveget azonnal, legalább nagyjából megértsünk, korábban elképzelhetetlen lett volna.

A Google a fordításhoz úgynevezett statisztikai módszert használ, ami azt jelenti, hogy a szoftver alaposan elemzi a belétáplált szövegeket, és fokozatosan „csiszolja” a saját nyelvtudását. Minthogy azonban ehhez minden korábbi szöveget tárolnia kell, így különösen érzékeny dokumentumokat, vagy olyan szövegeket, amik más szellemi tulajdonát képezik (például szépirodalmi műveket) a Google Translate-tel fordítani aggályos lehet.

Tipp: A Google Translate, amennyiben csupán egyetlen szót írunk a fordítómezőbe, szótárként kimondottan jól használható. A találati oldalon megjelenő szinonimák mellett a kék csík azt jelenti, hogy az egyes kifejezések mennyire számítanak elterjedtnek vagy választékosnak az adott nyelvben.

Google Térkép

Egy világtérkép a böngészőnkben – utcanevekkel, közlekedési információkkal, sőt, az aktuális időjárással! Aki lapozgatott már gyűrött térképet az autóban a megfelelő keresztutcát keresve, az minden bizonnyal értékelni tudja ennek a szolgáltatásnak a jelentőségét. A Google térkép ugyanakkor rendkívül fejlett és kifinomult lehetőségeket kínál arra is, hogy kollégáinkkal, vagy akár ügyfeleinkkel helyhez kapcsolódó információt osszunk meg. A cégünk telephelyét a térképen bejelölni csak a legelső lépés: a térkép lehetőséget ad útvonaltervezésre, sőt, az út időtartamának (legtöbbször igen pontos) megbecsülésére is.

Tipp: A Google Maps mobilalkalmazás akkor is meg tudja mutatni a viszonylag pontos pozíciónkat akkor is, ha a telefonban nincs GPS funkció – ilyenkor ugyanis automatikusan a telefon cellainformációit használja. Valamennyi adatforgalmat természetesen ilyenkor is lebonyolít, de az adatmennyiség szempontjából ez minimálisnak tekinthető. Érdekesség, hogy a Google Térkép a forgalmi információk számításához is cellainformációkat használ: az adott úton utazó androidos telefonok cellainformációiból ugyanis következtetni tud a forgalom sebességére.

Goo.gl

A Google webcím-rövidítő szolgáltatása, a Goo.gl szintén egy ügyes kis trükk ahhoz, hogy könnyebbé, áttekinthetőbbé és gyorsabbá tegyük a kollégákkal való kommunikációt. Az értelemszerűen működő oldal olyan webcímet generál, amit aztán könnyedén bepötyöghetünk akár a telefonunk böngészőjébe is.

Tipp: Minthogy a Goo.gl szolgáltatása számon tartja, hogy hányan klikkeltek egy adott rövidített URL-re, figyelemmel kísérhetjük azt is, hogy a kollégánk megnézte-e már azt a bizonyos dokumentumot, amit három napja küldtünk neki át.