Karrier vezetői asszisztensként

A személyi vagy vezetői asszisztens a cég reklámhordozója, a vezető irányába érkező megkeresések első szűrője. A sikeres munkavégzéshez sok tulajdonság elegye szükséges: intelligencia, kedves hang, diplomáciai érzék, alkalmazkodókészség, nyelvtudás, hogy csak néhányat említsünk. A pozíció elvárásait foglaljuk össze.

"Egy jó vezetői asszisztens minden problémát meg tud oldani. Vagy ha nem, akkor tudja annak a telefonszámát, aki megoldja" - summázza tömören a munkakör lényegét Petrényi Szilvia, a Magisterium Karriertanácsadó és Oktatásszervező Stúdió Kft vezető tanácsadója, aki maga is 7 évet töltött az egyik nagy kereskedelmi televízió titkárságán vezetői asszisztensként.

Meglátásaival is segíti a munkát

"A jó asszisztens képes előre gondolkodni, összekapcsolni a releváns információkat, a levont következtetések alapján segíteni főnöke munkáját. Egy idő után az üzleti partnerek szokásait is kiismeri - számon tartja, kik a pontosak, a későn fizetők: mindez hasznos információ felettese számára", teszi hozzá Petrényi Szilvia.

Kis cégnél mindenes, multiknál vezetői ügyintéző

Az asszisztenst foglalkoztató cég típusa sem mindegy. "A kisebb-közepes cég asszisztense az iroda lelke: mindig mindennek tudja a helyét, kollégái hollétét, kezeli a házi pénztárat és elintézi az irodaszer rendeléseket, a postát, összesíti az árajánlatokat.
A multinacionális cégeknél más a helyzet. A vezetői asszisztens elsősorban főnöke teendőit, programjait, közvetlen tárgyalópartnereit koordinálja-összehívja az igazgatói üléseket, intézi a külföldi utazások repülőjegy- és szállásfoglalását, kapcsolatot tart a cég partnerirodáival" -világít rá a főbb különbségekre Petrényi Szilvia.

A névmemória kulcsfontosságú

A vezető tanácsadó szerint az ideális asszisztens képes a részletek mellett összefüggéseiben is átlátni a folyamatokat. Az asszisztensek munkája javarészt kitűnő név-és számmemóriájukra épül, így ez is elengedhetetlen.

Nélkülözhetetlen a terhelhetőség

Négyesi Gábor, a First Lady Személyzeti Tanácsadó Iroda ügyvezetője szerint a vezetői asszisztensekkel szembeni egyik legfontosabb elvárás a nagy munkabírás, a terhelhetőség. "Egyre elterjedtebbek az összevont titkárságok, ahol a nagyobb cégek asszisztensei gyakran több vezető keze alá dolgoznak párhuzamosan."

Az üzleties megjelenés és a kellemes hang is elvárás

Az intelligencia, a fejlett viselkedéskultúra ugyancsak elvárás. "A vezető asszisztense a cég "reklámhordozója", ezért nem mindegy, milyen stílusban fogadja az ügyfeleket, a vendégeket" - tette hozzá Négyesi Gábor.

Petrényi Szilvia szerint is elengedhetetlen az ápolt, esztétikus megjelenés - lehetőség szerint kosztüm, zárt magas sarkú cipő, halvány smink- mindez kellemes benyomást tesz a főnökhöz érkezőkre, éppúgy, mint a kellemes hangszín. "A mosoly kulcsfontosságú, még telefonon keresztül is - ennek hangulatát a másik fél is megérzi."

Tudni kell egyszerre több feladaton dolgozniuk

A First Lady ügyvezetője úgy látja: mivel a munka temperamentumos, pörgős egyéniséget igényel, a passzivitás, a melankolikus beállítottság kizáró ok. Az ideális vezetői asszisztens képes szelektálni a rábízott feladatok között, felállítani a teendők fontossági sorrendjét, így nem okoz gondot számára egyszerre 2-3 feladattal is foglalkozni. "A főnök titkárnőjének tudnia kell finoman, de határozottan hárítani a cég szempontjából lényegtelen megkereséseket (például nem a cégprofilba vágó üzleti ajánlatok, telefonügynökök) de fel kell ismernie a lényegeseket, a fontosakat."

Külföldre is elkísérik főnöküket

Tevékenységükben a rugalmasság is nagy szerepet játszik: egyes cégeknél havonta néhány napot külföldön kell tölteni a felettessel és biztosítani számára az adminisztrációs hátteret, a prezentációs eszközöket. Háttérszereplőként részt kell venni a főnök tárgyalásainak lefolytatásában is.

A vezető távollétében tartják a frontot

Ám máskor ellenkező körülmények között is tenni kell a dolgát. "A vezető asszisztensének a főnök néhány napos távolléte alatt is tudni kell tartani a frontot, kiosztani a vezető által meghatározott feladatokat. Ilyenkor gyakorlatilag döntéshozatali joggal fel nem ruházott vezetői helyettesként kell helytállnia" - mondja Négyesi Gábor.

Angoltudást várnak a munkaadók

A megkérdezett szakemberek tapasztalatai alapján a cégek 90 százaléka a napi munka zökkenőmentes elvégzéséhez (telefonok, levelezés) szükséges angol, ritkább esetben német, esetleg olasz nyelvtudást vár el a pályázótól.

Munkatapasztalattal 200-220 ezres kereset

A munkáltatók egyes esetekben - főként a cégimázs miatt -előnyben részesítik a felsőfokú végzettségű pályázókat: ám megfelelő szintű nyelvismerettel középfokú végzettséggel is sikeresen megpályázható az asszisztensi pozíció. A pályakezdők átlagosan bruttó 140-160 ezer, míg 2-3 éves munkatapasztalattal bruttó 200-220 ezer forintot keresnek havonta.

Takács Gabriella