Ha gyorsan akar dolgozni, ezt mind felejtse el

Colleagues taking smoke break outdoors

Pletyka, nassolás, cigiszünet, kávészünet, majd megint cigiszünet – ezek a legjobb irodákban is mindennaposak. Észre sem vesszük, hogy értékes munkaórákat vesztegetünk el, utána pedig azt sem tudjuk, hol áll a fejünk. Megmutatjuk, hogy a legtöbb embert mi akadályozza a hatékony munkában.

Azt hiszi, hogy hatékonyan dolgozik, mert napi nyolc órát tölt a munkahelyén? A Career Builder nevű állásportál 2000 hr-menedzserrel készített felmérést, hogy beazonosítsanak tíz szokást, amelyek csökkentik az irodai hatékonyságot – írja az Entrepreneur.com. Az olvasatlan levelek és a szószátyár kollégák is szerepelnek a listán. Ismerős probléma, ugye? Van még néhány dolog, amit jobb minél előbb észrevenni.

A kávé- és cigiszünetek megváltásnak tűnnek, de rontják a hatékonyságot Forrás: PhotoAlto/Sigrid Olsson

10. Nyomasztó kis helyiségek

Aki dobozszerű kis fülkében dolgozik, úgy bezárva érezheti magát, ami miatt képtelen koncentrálni. Amikor különösen zavaróvá válik a kis tér, az az érzésünk támad, hogy folyamatosan mennek össze a falak. Ilyenkor érdemes kimenni az udvarra sétálni egyet, de ha épp határidők szorítanak, az is jót tesz, ha csak járkálunk 1-2 percet az irodában.

9. Állandó háttérzaj

Próbál a munkájára figyelni, de csak arra tud koncentrálni, amit a mellette ülő kollégák mondanak? Azt hiszem, sokaknak ismerős a probléma, úgyhogy nem is kell nagyon magyarázni, mi ezzel a gond. A leghatékonyabb megoldás sajnos még mindig a fülhallgató, de a hatékonyságot szem előtt tartó cégeknél vannak törekvések arra, hogy máshogy oldják meg a problémát. A legtöbb helyen különszobák vannak, ahová el lehet vonulni, illetve nemrég írtunk a Silent-booth nevű magyar fejlesztésről, az ajtó nélküli fülke, amely elnyeli a zajokat.

8. Cigiszünet, kávészünet és csoki

Megváltásnak tűnhetnek a rendszeres cigiszünetek, pedig valójában hátráltatnak, megszakítják a munkamenetet. Ugyanez igaz a nassolásra: szívesen megyünk el a csokiautomatához valami finomságért, és tesszük ezzel félre néhány percre a munkát. Fontos, hogy nemcsak ilyen indokokkal lehet szünetet tartani, nem beszélve arról, hogy az egészséges ételek is növeli a hatékonyságot. Szünetre persze szükség van, ezért ilyenkor sétáljunk, ha pedig nassolnánk, válasszunk gyümölcsöket.

7. Hosszú és értelmetlen meetingek

A meetingeket gyakran hosszúnak, az eltelt időhöz képest pedig eredménytelennek érezhetjük. Azért, hogy semmiképp se nyúljon hosszabbra a kelleténél, előre határozzuk meg a kezdés és a lezárás időpontját. Előre gondoljuk át, hogy milyen témákat kell érinteni, és minderről küldjünk emlékeztetőt a kollégáknak, hogy felkészülten érkezzenek. Ezekre figyelve kevesebb időt és energiát vesznek el a meetingek.

6. Szószátyár munkatársak

Nem gond, ha valaki jól kijön a kollégáival, de néha több időt töltünk velük, mint szeretnénk, miközben észre sem vesszük. Gyorsan elrepül fél óra, ha szóba elegyedünk egy szimpatikus kollégával. Néhány perc csevegés a folyosón vagy kávéfőzés közben belefér, de ügyeljünk arra, hogy ne nyúljanak túl hosszúra ezek a beszélgetések.

5. Olvasatlan emailek százai

Az olvasatlan emailek kezelése gyakori téma, de örökzöld, mivel még senki sem talált megoldást. Napi több száz email átnézése rengeteg idő, amit sürgősebb feladatokkal is tölthetnénk. De akkor mikor és hogyan foglalkozzunk az emailekkel? Egyrészt ne nézzünk folyamatosan a postaládát, hanem óránként szánjunk rá meghatározott időt. A sürgős levelekre válaszoljunk azonnal, a többit pedig jelöljük meg. A válaszok mindig legyenek rövidek és lényegre törőek. Az emailek megnézése legyen külön pont a to-do-listen. Ha nem így teszünk, nem számolunk azzal, hogy ezt is bele kell sűríteni a munkanapba, pedig bizony bele kell, és nem kevés időbe kerül.

Az okostelefon a munkaidőnk nagy részét elveszi, ha nem vigyázunk Forrás: PhotoAlto/Eric Audras

4. Függés a közösségi médiától

A közösségi média a legtöbb embernek lételeme, de a Facebook böngészésének is megvan a maga helye és ideje. Amikor épp benne vagyunk a munkában, de óriási a kísértés, tegyük fel magunknak a kérdést, hogy valóban ez lesz-e a legjobb pillanat a legjobb barátunk szülinapi fotóinak átnézésére. A válasz valószínűleg az lesz, hogy nem. Aki úgy érzi, hogy nincs meg ehhez a kellő önuralma, jobban teszi, ha blokkolja a csalogató oldalakat.

3. Pletyka és ármánykodás

A csevegést már átvettük, de a munkahelyi pletyka más dolog. Míg fontos közösségépítő szerepe lehet annak, hogy röviden megbeszéljük, kinek hogy telt a hétvégéje, a pletyka erősen rombolja a munkahelyi morált. Leginkább a vezetők tudnak tenni azért, hogy ez ne következzen be. Ha minden változásról és történésről nyíltan kommunikálnak, kevesebb eséllyel indul pletyka. Ez nemcsak a morál, hanem a hatékonyság szempontjából is jót tesz a vállalatnak.

2. Szórakozás az interneten

Ha heti többször azon kapjuk magunkat, hogy elemeket törlünk a böngészési előzményekből, ideje újragondolni a munkahelyi számítógépezési szokásainkat. Például a moziműsor és a vicces videók nézegetését, az online vásárlást inkább otthon a szabadidőnkben intézzük. Bizonyos cégeknél tiltólistán vannak a szórakoztató oldalak, pont azért, mert a vezetőség attól tart, nem elég fegyelmezettek a munkavállalók, és ez aláássa a hatékony munkavégzést. Ha nincs ilyen szigorú rendszer, akkor is érdemes visszafogni magunkat: a munkaidőben végezzük a feladatainkat, a szabadidőnkben pedig a személyes dolgainkat. Ez korrekt hozzáállás, ráadásul hatékony is.

1. Lételemünk, az okostelefon

Egyre több kutatás bizonyítja, hogy az emberek idegessé válnak, ha hosszabb ideig kell meglenniük a mobiljuk nélkül. Munkaidőben nem lehet állandóan a kezünkben a telefon, és tudatosan tennünk kell azért, hogy véletlenül se vonja el a figyelmünket. A legjobb az, ha minden értesítést kikapcsolunk, hogy még rezgés se jelezze, történt valami a Facbook-profilunkon. Ha pedig egy feladat vagy meeting teljes figyelmet igényel, kapcsoljuk ki vagy tegyük el a szem elől. A fontos személyes hívásokra ma már kevesen helyen néznek csúnyán, de ezeket félrevonulva intézzük.