Öt hasznos tanács vállalkozóknak a sikeres elektronikus ügyintézéshez
![könyvelő, könyvelés, adó, laptop, mérleg, számok, papír, toll, táblázat](https://cdn.origo.hu/2023/12/rORr6iYiIP3jDvPO7_kaGyFTUFPvegYFsCqgoxMoVzQ/fill/1347/758/no/1/aHR0cHM6Ly9jbXNjZG4uYXBwLmNvbnRlbnQucHJpdmF0ZS9jb250ZW50L2MxOTJkOTQ2Mzg3MDRhOGU5MTIzNTEyNDkxZWY0MmQ4.webp)
Sokan azok közül, akik az általános szabályok szerint nem kötelezettek elektronikus kapcsolattartásra nem tudják, hogy
ha kérelmüket elektronikusan nyújtják be, akkor az adóhatóság a továbbiakban már elektronikusan fog velük kapcsolatot tartani.
Ezért rájuk is vonatkoznak a szigorú szabályok. Sőt, ha az adózónak olyan meghatalmazottja van, aki elektronikus kapcsolattartásra kötelezett, akkor az adóhatóság akkor is elektronikus úton fog kommunikálni az adózóval, ha egyébként ő nem is lenne erre köteles.
A kézbesítendő hivatalos iratokat az adóhatóság párhuzamosan küldi meg az adózónak és az adózó valamennyi bejelentett állandó képviselőjének.
A hivatalos irat kézbesítésével meginduló határidőket az irat első megnyitásától kell számolni.
A legtöbb vállalkozásnak már annak a nyomonkövetése is nehézséget okoz, hogy a cégkapun ki és mikor nyitott meg egy bizonyos iratot. Annak követése pedig szinte képtelenség, hogy a bejelentett képviselők mit és mikor nyitottak meg.
„Egy közelmúltbeli esetben a Kúria kimondta, hogy az ügyvéd nem hivatkozhat arra, hogy azért késte le a perindítási határidőt, mert nem tudott róla, hogy az ügyfele az adóhatósági iratot egy nappal korábban már átvette. A legbiztonságosabb az adóhatósági irat digitális aláírásán szereplő dátumtól számolni a határidőket, mert így nem érheti meglepetés a vállalkozást." – mondta Harcos Mihály, a Deloitte Legal adóperes csoportjának vezetője.
Érdemes észben tartani, hogy a határidőkbe nem számítanak bele azok a napok, amely során legalább négy órán át fennálló üzemszünet állt fenn. Az üzemzavarok időpontjairól (pl. ePapír felület) hivatalos tájékoztatást az alábbi oldalon lehet elérni. Itt a múltbeli üzemzavarok miatt igazolást is lehet igényelni, amellyel az adózók bizonyítani tudják, hogy külső körülmények miatt nem tudtak szabályosan eljárni az elektronikus ügyintézés során. A NAV üzemszünetekről (pl. Online Számla, EKÁER) itt lehet tájékozódni.
Számos esetben merül fel az a probléma, hogy a külföldi vezető tisztégviselővel rendelkező társaság nem tudja bejelenteni a meghatalmazottját az adóhatóság felé, mivel a külföldi vezető tisztségviselő nem tudja elektronikusan aláírni az iratokat. A meghatalmazás szkennelése ugyanis nem elegendő az elektronikus ügyintézés során, a papíralapú iratok elektronikus felhasználásakor szigorú szabályoknak kell megfelelni, amelyet az elektronikus ügyintézésre vonatkozó jogszabályok tartalmaznak.
„Ha az adózók könnyelműen kezelik a papíralapú iratokat (pl. szerződések, számlák, nyilatkozatok) és azoknak csak a szkennelt formáit tartják meg, akkor az iratmegőrzési kötelezettségre vonatkozó szabályoknak sem tudnak eleget tenni, hiszen
a szkennelés önmagában ebben az esetben sem elegendő.
Még nagyobb kockázatot jelenthet, ha a szabálytalanul digitalizált iratokat egy adóhatósági ellenőrzés során szeretnék felhasználni, különösen, ha az eredeti papíralapú irat már nem elérhető." – mondta Takács Diána, a Deloitte Legal szakértője.
Sokan nincsenek tisztában azzal, hogy ha a cégkapuhoz többen férnek hozzá (pl. a cég alkalmazottai, könyvelők, ügyvédek), akkor ezek a jogosultak a cégkapura érkezett összes iratot látják, nem csak a számukra releváns tartalmat. Erre megoldást tud jelenteni, ha a cégkapura érkező üzeneteket címkézik (pl. feladó, címzett, dokumentumtípus szerint) és beállítják, hogy az adott címkéjű dokumentumot melyik hozzáféréssel rendelkező láthatja.