Az üzleti e-mail írását is tanulni kell

Látszólag egyszerű e-mailt írni, ám az íratlan szabályoknak megfelelőt, amit ráadásul még el is olvasnak, már nehezebb. Egy üzleti kommunikációval foglalkozó trénert kérdeztünk az e-mail írás trükkjeiről. Megtudtuk, a "Tárgy" rovatot mindig ki kell tölteni, négy bekezdésnél hosszabb ne legyen a levél, névjegy legyen az alján, a mosolyjeleket pedig kerüljük.

Az e-mailezés az utóbbi években az üzleti kommunikáció szerves részévé vált. A partnerek sokszor már nem telefonon, hanem elektronikus úton tartják a kapcsolatot egymással. Az ilyen jellegű levelezésnek is megvannak az íratlan szabályai, amelyeket jobb szem előtt tartani. A túl bizalmaskodó, az udvariatlan mailek kárt okoznak, a hosszúakat és terjengőseket pedig nem olvassák el. Kóczy Juditot, a ControllTraining Továbbképző Központ ügyvezetőjét kérdeztük.

A "Tárgy" rovatot mindig töltsük ki

Az e-mailezéssel kapcsolatban az első szabály a "Tárgy" (Subject)) mezőre, pontosabban annak kitöltésére vonatkozik. A tapasztalatok azt mutatják, hogy egyáltalán nem szerencsés tárgy nélkül elküldeni egy e-mailt. Egyrészt, mert bizonyos levelezések az ilyen leveleket spamként értékelik, másrészt ezeket nem minden esetben olvassák el a címzettek. Fontos, hogy a tárgynak rövidnek, de annál informatívabbnak kell lenni. Nem jó, ha túl általános. Például, ha egy ajánlatot küldünk ki, akkor ne csak annyi legyen, hogy "Ajánlat". Ehelyett írjuk azt: "Tréning-ajánlat: Tárgyalástechnika". A tárgy után következik maga a levél, amelynek első eleme a megszólítás. Ez első levélváltás esetén mindenképp Tisztelt Hölgyem/Uram vagy Tisztelt ... (az illető teljes neve) legyen. A "Kedves ..." megszólítást a személyes találkozásig, illetve a közvetlenebb hangulat kialakulásig nem javasolt.

A megszólítást egyébként csak egy esetben hagyhatjuk el: ha rövid időn belül történik több e-mail váltás. Például, ha időpontot egyeztetnek a felek, vagy ha a partner egy rövid igen-nem választ vár a kérdésére. Ilyenkor nem szükséges újra és újra köszönni a címzettnek. Ha a címzettel a kapcsolat régebbi keletű, természetesen a megszólítás és a levél hangneme is lehet oldottabb.

Írjuk le, miért küldjük a levelet

A megszólítás után térhetünk rá a levél tartalmára, amelyet minden esetben érdemes egy rövid mondattal bevezetni. Például "Telefonon történt érdeklődésére: ...", vagy "Az Alkimista kisokos című kiadványukban olvastuk, hogy..." In medias res nem tanácsos belevágni a mondandóba, előbb mindenképp írjuk le, miért küldjük a levelet.

Jó, ha az elektronikus levél tartalma rövid és tárgyszerű, és a szöveg maximum 4-5 bekezdésből áll. Az ennél hosszabb e-maileket nem szívesen olvassák el a címzettek. Ha mégis bővebb a mondanivalónk (például szerződésünk módosításait kívánjuk átküldeni), akkor érdemes azt egy külön dokumentumban csatolt fájlként eljuttatni az illetőhöz. Akármiről is lenne szó, ha a levél első néhány bekezdése felkeltette a címzett figyelmét, a csatolt állományt is megnézi. Ha nem, akkor ne raboljuk az idejét. Néhány sort akkor is szükséges írni, ha csak egy csatolt fájlt küldünk a partnernek (például egy szerződést). Ebben az esetben ugyanúgy szükséges a tárgy, a megszólítás és az elköszönés, viszont ilyenkor nem kell több soros tartalmat felmutatni, elég csak ennyit írni: "Előzetes megbeszélésünkhöz híven mellékelten csatoltan küldöm a ...".

A levél végén legyen ott elérhetőségünk

Az üzleti levelet "Üdvözlettel," elköszönéssel tanácsos lezárni, ám az elköszönés előtt érdemes egy mondatban utalni további szándékainkra, vagy épp felajánlani segítségünket a partnernek. Például: "Várjuk jelentkezését", vagy "Amennyiben bármilyen kérdés felmerül Önben, kérem, hívjon az alábbi telefonszámon." Az elköszönéssel azonban az e-mail még nem érhet véget. Nem maradhatnak el a levélíró pontos azonosításához szükséges adatok sem: a levélíró telefonszáma, faxszáma, cége honlapjának címe, és titulusa. Ezen adatok kétféleképpen helyezhetők el: aláírásként vagy csatolt névjegyként. Mivel vannak, akik nem szeretik a csatolt fájlokat, inkább használjuk az aláírást. Igen zavaró, ha ezt nem tesszük be, hiszen így a másik fél nem tudja, hol érhetne el minket, ahogy azt sem, hogy a vállalati hierarchia mely szintjéről kapta a megkeresést.

Kerüljük a mosolyjeleket

Az utóbbi egy-két évben igen elterjedtté váltak a mosolyjelek. Az üzleti levelezésekben azonban csak igen ritkán használhatók. Tulajdonképpen akkor sem tanácsos alkalmazni őket, ha a partner él velük. Komoly tárgyalópartnerként jobb megmaradni a hivatalos formulánál, személyes hangú levélben azonban kedves hangulatfestők. A használt betűkkel szintén nem árt óvatosnak lenni, jobb elfelejteni például a színes, túl díszes betűtípusokat. Nem tűnik túl komolynak az a cég, amelyik rózsaszín betűket használ. Ehelyett a kétféle szokásos alap betűtípus használandó, az Arial vagy a Times New Roman, fekete színben. Természetesen ha a cég arculatának tervezése kiterjedt az e-mailre is, akkor azt kell használni.

Oroszi Babett